Dans de nombreuses organisations françaises, le cahier des charges constitue un document de référence pour formaliser les besoins d’un projet. Pourtant, de nombreux chefs de projet, entrepreneurs ou responsables métiers ne savent pas toujours comment structurer ce document essentiel. Utiliser un exemple de cahier des charges projet permet de mieux comprendre les informations à intégrer et d’éviter les oublis qui pourraient compromettre le bon déroulement du projet.

Le cahier des charges sert de document de référence tout au long du cycle de vie du projet. Il formalise les objectifs, décrit les besoins fonctionnels, précise les contraintes techniques et définit les livrables attendus. Les exclusions sont tout aussi importantes que le périmètre. Il est aussi précisé dans le cahier des charges ce qui ne sera pas réalisé afin d’éviter les incompréhensions et les demandes hors contrat. Il facilite également la communication entre le client, les équipes techniques, les prestataires et les différentes parties prenantes.

Qu’il s’agisse d’un projet informatique, d’un site web, d’un logiciel métier ou d’une prestation de services, un modèle bien construit permet de gagner du temps tout en sécurisant le pilotage du projet.

Cependant, dans certains projets qui utilisent une méthodologie agile ou suivent les standards du Project Management Institute ou Prince 2, d’autres documents que le cahier des charges fournissent les mêmes informations. Ce qu’il faut comprendre, c’est que peu importe la méthodologie ou le standard, il est important de retrouver les informations qui sont cruciales pour la réussite du projet. Nous verrons ici les différences et les documents qui jouent ce rôle. 

Les informations indispensables d’un cahier des charges

Avant de consulter un exemple de cahier des charges projet, il est important de connaître les rubriques indispensables qui composent ce document.

La première partie présente généralement le contexte du projet. Elle explique pourquoi le projet est lancé, quels sont les besoins de l’entreprise et quels problèmes doivent être résolus.

Viennent ensuite les objectifs du projet. Ils doivent être clairement formulés afin que chaque intervenant comprenne les résultats attendus.

Le cahier des charges décrit également le périmètre du projet. Cette partie précise ce qui est inclus dans la mission mais aussi ce qui ne l’est pas afin d’éviter les incompréhensions.

Enfin, le document détaille les spécifications fonctionnelles, les contraintes techniques, les ressources nécessaires, le planning prévisionnel, les livrables attendus ainsi que les critères de validation.

Une structure claire facilite le suivi du projet et améliore considérablement la collaboration entre les équipes.

Exemple de structure d’un cahier des charges projet

Même si chaque projet possède ses spécificités, la majorité des cahiers des charges suivent une organisation relativement similaire.

Le document débute par une présentation générale de l’entreprise et du contexte du projet. Cette introduction permet aux futurs prestataires ou aux équipes internes de comprendre les enjeux.

Une deuxième partie présente les objectifs ainsi que les besoins fonctionnels. Elle décrit précisément les fonctionnalités attendues et les résultats que devra produire la solution.

Les exigences techniques viennent ensuite préciser les contraintes liées au système d’information, aux technologies utilisées, à la sécurité, aux performances ou encore aux interfaces avec les logiciels existants.

Le planning du projet détaille les principales étapes, les jalons, les délais et les dates de livraison prévues.

Enfin, les critères de recette et de validation définissent les conditions permettant d’accepter officiellement les livrables.

Cette structure constitue une excellente base pour la plupart des projets.

Découvrez intégralement comment rédiger un cahier des charges

En France, le cahier des charges (CdC) est souvent considéré comme le document de référence du projet. Dans l’univers PMI, en revanche, il n’existe tout simplement pas de document appelé « cahier des charges ». Ses contenus sont répartis dans plusieurs livrables. C’est souvent une surprise pour les chefs de projet français qui préparent la certification PMP.

Pourquoi le cahier des charges est-il si important en France ?

Le cahier des charges est issu d’une tradition d’ingénierie et de marchés publics.

Son objectif est de répondre à une question simple :

Qu’attend exactement le client ?

Il sert à formaliser les besoins avant le démarrage des travaux et constitue souvent un document contractuel entre un client et un fournisseur. On distingue généralement :

• le cahier des charges fonctionnel (ce que le produit doit permettre de faire),
• le cahier des charges technique (comment le réaliser),
• parfois un document mélangeant les deux. 

En France, il est fréquent qu’un projet démarre seulement lorsque ce document est validé.

Dans le PMI, cette logique n’existe pas

Le PMI considère qu’un projet est composé de plusieurs niveaux d’information.

Au lieu d’un gros document unique, il existe plusieurs documents spécialisés.

Le contenu d’un cahier des charges français se retrouve dispersé dans plusieurs artefacts.

Exemple concret de cahier des charges pour un projet web

Prenons l’exemple d’une entreprise souhaitant créer un nouveau site internet.

Le contexte précise que le site actuel est devenu obsolète et ne répond plus aux attentes des utilisateurs.

L’objectif consiste à développer un site moderne permettant de présenter les services de l’entreprise, générer des demandes de contact et améliorer le référencement naturel.

Les besoins fonctionnels incluent un formulaire de contact, un espace blog, une gestion simplifiée des contenus, une version mobile responsive et une optimisation SEO.

Les contraintes techniques précisent que le site devra être compatible avec les principaux navigateurs, respecter les normes de sécurité et offrir des temps de chargement rapides.

Les livrables comprennent la maquette graphique, le développement du site, les tests fonctionnels, la documentation technique et la mise en production.

Enfin, les critères de validation indiquent que toutes les fonctionnalités devront être testées et validées avant la livraison finale.

Ce type d’exemple aide les chefs de projet à mieux formaliser leurs propres besoins.

Voici résumé dans ce tableau les informations qui devraient être incluses dans le cahier des charges:

Les erreurs à éviter lors de la rédaction d’un cahier des charges

Même avec un modèle, certaines erreurs restent fréquentes.

La première consiste à rédiger un document trop imprécis. Des formulations vagues laissent place à l’interprétation et augmentent les risques de désaccord entre le client et le prestataire.

À l’inverse, un cahier des charges excessivement détaillé peut devenir difficile à faire évoluer lorsque le projet change de direction.

Il est également important d’impliquer les utilisateurs finaux dès la phase d’analyse des besoins. Leur retour permet souvent d’identifier des attentes qui n’auraient pas été prises en compte autrement.

Enfin, un cahier des charges ne doit jamais rester figé. Lorsque des modifications importantes interviennent, le document doit être mis à jour afin de conserver une parfaite cohérence avec le projet.

Les outils pour créer un cahier des charges efficace

Aujourd’hui, plusieurs logiciels de gestion de projet facilitent la création et le suivi des cahiers des charges.

Les plateformes collaboratives permettent de centraliser les documents, partager les commentaires et assurer la traçabilité des modifications.

Les outils intégrant des diagrammes de Gantt, des tableaux de bord, des espaces documentaires et des systèmes de gestion des tâches facilitent également le pilotage du projet.

Les solutions SaaS offrent en outre la possibilité de collaborer à distance avec l’ensemble des parties prenantes tout en conservant une version unique du document.

Cette approche améliore considérablement la communication et réduit les risques d’erreur.

Voici les outils que je recommanderai personnellement: 

• Notion

Outil moderne et collaboratif, Notion permet de construire un cahier des charges avec des pages interconnectées.

• Confluence

Confluence accompagne souvent les projets utilisant Jira pour documenter. L’atout est que cela permet plus de collaboration et de fluidité. 

• Word

Pour ce dernier outil, je reviens aux classiques, c’est bien évidement le plus répandu et le plus commode à utiliser. 

Il en existe bien d’autres mais ceux-là sont ceux que je conseille aujourd’hui. 

Quelle que soit la solution retenue, il est recommandé d’utiliser un modèle de cahier des charges.

Un modèle permet de ne pas oublier les rubriques essentielles, de standardiser les pratiques au sein de l’organisation et de réduire le temps consacré à la rédaction.

Certaines entreprises disposent d’un modèle interne, tandis que d’autres s’appuient sur des référentiels issus de leur PMO ou de leurs méthodes de gestion de projet.

L’outil est finalement moins important que la qualité des informations qu’il contient. Un cahier des charges parfaitement rédigé dans Word sera toujours plus utile qu’un document incomplet créé dans un outil collaboratif dernier cri. Le véritable enjeu est de s’assurer que les besoins sont clairement exprimés, validés par les parties prenantes et mis à jour lorsque le projet évolue.