Dans la première saison de « Projetez-Vous », les fondamentaux de la gestion de projet y sont abordés. Dans ce premier épisode, les bases sont posées : qu’est-ce que la gestion de projet exactement, et pourquoi est-elle si cruciale dans notre environnement professionnel actuel ? Directeur de département, manager de projet aguerri, futur chef de projet, ou simplement curieux de découvrir ce domaine dynamique, cet épisode est le point de départ idéal pour comprendre les principes et les enjeux de cette thématique.
Qu’est-ce que la gestion de projet ?
Suivant les définitions des références en la matière comme le Project Management Institute qu’on appelle par son sigle le PMI « Un projet est une entreprise temporaire initiée dans le but de fournir un produit, un service ou un résultat ». Cette définition est volontairement générique et peut correspondre à différents domaines ou types.
Pour le management d’un projet, il faut un bon pilotage du projet.
La gestion de projets est une approche méthodique pour planifier, organiser, et contrôler les ressources. Le but est d’atteindre les objectifs spécifiques dans les délais du projet et des contraintes qui vont avec. Elle implique l’utilisation de compétences, de techniques et d’outils de gestion spécifiques pour piloter un projet avec succès.
Elle aide à structurer le processus de travail, à définir les rôles et les responsabilités, et à identifier les ressources nécessaires pour atteindre les objectifs fixés.
En utilisant les techniques de management de projet, on peut mieux planifier les tâches. Allouer efficacement les ressources et suivre l’avancement du projet devient fluide. Cela permet de limiter les retards, de respecter les budgets et de fournir des résultats de qualité.
La gestion de projet offre aussi une vision globale du projet, de ses objectifs et de sa faisabilité. On parlera d’un tableau de bord professionnel spécifique au manager du projet. Elle permet de décomposer le projet en tâches plus petites et plus faciles à gérer.
La gestion de projet est donc un élément clé pour assurer le bon déroulement d’un projet et suivre son avancement, qu’il s’agisse d’une petite tâche individuelle ou d’un projet d’envergure internationale.
Comment gérer un projet de vacances réussies ?
La planification dans un projet de vacances semble banale et inutile, pourtant, c’est indispensable comme dans tout autre projet. Quand vous partez en vacances, profitez pleinement de vos vacances et effectuez un maximum d’activités avec un budget limité. Cela se prépare grâce aux différentes méthodes de gestion de projet. Bien sûr ce n’est pas obligatoire mais cela aide grandement.
Pour partir en vacances, vous devez déjà choisir votre destination et le budget prévisionnel, la durée et la qualité des activités que vous ferez et des hôtels où vous serez logés.
Eh bien je viens de vous énoncer le triangle d’or de la gestion de projet “Qualité-Coûts-Délais” ! On pourra plus se pencher sur ce triangle dans un autre épisode. Ce que l’on peut en déduire c’est que vos vacances peuvent être considérées comme un projet que vous êtes appelés à bien piloter.
D’ailleurs si vous les préparez bien vous allez utiliser les mêmes étapes que pour une gestion de projet.
Dans la gestion de projet, il y a ce que l’on appelle 5 phases :
- L’initialisation,
- la planification,
- l’exécution,
- le contrôle et le monitoring
- la fin de projet.
Pendant la phase d’initialisation, vous définirez l’endroit des vacances, le budget prévisionnel et la durée.
Pendant la phase de planification, vous composerez toutes les tâches que vous avez besoin d’effectuer avant et pendant les vacances. Planifiez-les ensuite pour plus d’efficacité: achat de matériel, visite d’un monument ou encore plongée sous-marine. Autant de tâches qu’il faut estimer. Cette phase est cruciale dans la mesure où elle vous permet d’avoir un bon planning.
Bien évidemment, il existe les vacances spontanées sans planification. Vous vous rendrez compte que si vous voulez tenir vos budgets et faire les activités que vous souhaitez, cette étape est vraiment importante.
Puis vient l’exécution de ce qui a été planifié : la préparation et les vacances en elles-mêmes
Il faut surveiller le budget et le déroulement ainsi que la qualité de ce qui est fait pendant cette période. On appelle cela le suivi et le contrôle du projet. Par exemple, vérifier en cours que vous avez bien fait ce qui a été prévu ou encore qu’il vous reste de l’argent pour la suite des vacances. Cette technique de surveillance vous permet de conduire un projet même avec le peu de moyen disponible sans pour autant vous endetter.
La dernière phase est celle de la fin de projet. Après le retour de vacances, le bilan s’impose. C’est le moment de répondre à ces différentes questions : qu’a-t-on pensé des vacances? Le budget prévisionnel et le planning ont-ils été respectés ? Y a-t-il eu des conflits ? Que retenir pour les prochaines vacances ?
Ces différentes étapes du projets vous garantissent d’avoir une bonne gestion des ressources disponibles et une bonne gestion des risques éventuels sans avoir à payer un logiciel de gestion coûteux. Faites-en usage pour tous vos prochains projets et vous ne le regretterez pas.
Les projets historiques
Ici, c’est l’occasion pour moi de vous faire quelques rappels importants sur l’historique de quelques projets. Il existe des projets depuis des millénaires, on peut évoquer la construction de la muraille de Chine, ou celle de la tour Eiffel. Dans un autre registre, le premier voyage dans l’espace était un projet d’envergure.
Le PMI, d’ailleurs, répertorie chaque année les 50 projets les plus influents.
En effet, les projets sont vecteurs de changement et pour apporter le maximum de potentiel, ils doivent être menés à bien.
Aujourd’hui, le monde va beaucoup plus vite et il est vital de se transformer, et de s’adapter rapidement aux changements. Cela se fait au travers des projets.
La gestion de projet est-elle indispensable en entreprise ?
Alors qu’auparavant on pouvait se contenter de gérer sans suivre des processus préétablis juste à l’instinct ou à l’expérience, on s’aperçoit que cela devient difficile lorsque le nombre de personnes ou de projets augmentent. Pour garantir la qualité, contrôler et bien suivre l’ensemble des projets ou des personnes ; la gestion de projet répond à un certain nombre de ces besoins.
On observe cela dans un certain nombre d’entreprises lorsqu’un département voit le nombre de personnes qui le constituent augmenter. Il arrive un point ou la direction se rend compte qu’il y a un dysfonctionnement.
Si le suivi des projets n’est pas assuré, l’alignement avec l’entreprise n’y est plus. Le constat est là, en voici les causes, le nombre de projets et de personnes a augmenté. C’est souvent pour une bonne raison, il y a plus de business, l’entreprise est en développement, en croissance. Toutefois, ce qui fonctionnait avec 5 ou 6 personnes ne fonctionne plus avec 20, 30 ou 50 personnes et pour une dizaine de projets.
Entre-temps, la direction savait rapidement ce qui se passait sur les projets sans avoir forcément besoin d’un logiciel de gestion. Elle n’arrive plus à tous les suivre et a besoin tout de même d’avoir un retour. Ce retour permet de garantir l’alignement avec la stratégie de l’entreprise. On observe alors des dérives sur les projets :
- des retards,
- des budgets non maîtrisés,
- la qualité qui diminue !
L’équipe de projets n’a pas les bases de la gestion de projet, ni de la gestion des ressources, du management en général.
S’ensuit alors une vague de formation et le recours à des sociétés extérieures pour définir une bonne organisation qui se base sur les principes de la gestion de projet. Cela signifie une mise en place de processus, mais bien avant cela, une détermination de la méthodologie la plus adaptée pour n’en citer que quelques-unes :
- Traditionnelle,
- Agile,
- À l’échelle industrielle.
Nous les aborderons dans des prochains épisodes.
Aujourd’hui, je souhaite vous sensibiliser à la gestion de projet et vous faire part de mon expérience sur la nécessité de conduire un projet comme un professionnel.
Les directions optent alors pour une gestion de portefeuille des projets, avec un format de dashboard, KPI, reporting adaptée leur permettant au premier coup d’œil de connaître l’état des projets et les alertes.
Pour plus d’efficacité, il faut mettre en place tous les processus de gestion de projet. L’entreprise et la direction de l’entreprise sont responsables de cette transformation. Mettre en place les moyens nécessaires signifie employer des Chefs de projets et des PMO certifiés. Dans le prochain épisode nous verrons le rôle de chef de projet, chef d’orchestre et maestro des projets.
Par ou commencer pour établir une bonne gestion de projet ?
C’est souvent la direction qui initie le changement, même si dans les équipes certains ont déjà préconisé cela. Pour qu’il se produise ce changement, il faut que ce soit un membre de la direction qui a un pouvoir et alloue le budget nécessaire pour cela.
Dans les équipes, pour les collaborateurs, les experts, il faut plus de temps pour les faire accepter ce changement d’intérêt à la gestion de projet. Cela nécessite beaucoup de sensibilisations, de formations, d’accompagnements à la conduite du changement.
Pour vous accompagner dans ce parcours, contactez moi : https://mirvet-mtimet.com/contact/
La nécessité sera ensuite de former les chefs de projet aux principes de la gestion de projet ou d’en recruter. Car un chef de projet qui applique sur son projet certains principes clés et certaines méthodes de la gestion de projet a plus de chance de succès et moins de risque de perte d’argent.
Le suivi et le contrôle des composantes du projet seront autant d’arguments. Elles sont nécessaires à une bonne communication envers toutes les personnes impliquées dans le projet. On les appelle les parties prenantes. D’où cette urgence de bien identifier vos projets. Appliquez une méthodologie qui vous permettra d’optimiser et de mieux contrôler tous les aspects.