bonjour à tous et bienvenue dans projetez-vous votre rendez-vous hebdomadaire pour explorer l’univers passionnant de la gestion de projets je suis mirvettetimet j’ai plus de 10 ans d’expérience en tant que chef de projet et PMO je suis certifié project management professionnel et je suis bénévole au Project Management Institute référence mondiale en gestion de projets transmettre mes connaissances et vous accompagner dans la gestion de vos projets qu’il soit professionnel ou personnel c’est mon défi car oui bien maîtriser les rouages de la gestion de projet c’est s’ouvrir les portes du succès dans tous les aspects de votre vie vous êtes curieux et avez envie d’en apprendre plus vous souhaitez donner du peps à votre carrière ou transformer vos équipes et vos entreprises je prends soin à vous apporter les bonnes connaissances à chaque épisode imaginez maîtriser l’art de transformer une simple idée en un projet réussi de naviguer avec aisance entre les défis de coordination de budget et de délai c’est ce monde que je vous propose de découvrir à travers projetez-vous et parce que le monde évolue constamment j’aborderai les tendances et les actualités qu’il s’agisse de nouvelles technologies nouvelles méthodologies d’outils innovants ou de changements dans les normes et pratiques du secteur projetez-vous sera votre source d’information et ce n’est pas tout j’invite des professionnels à guéris qui partageront avec nous leurs expériences et leurs méthodes sur des thèmes variés et captivants alors prêt à transformer vos projets en réussites éclatantes rejoignez-moi dans cette aventure ensemble faisons de la gestion de projets votre atout pour l’excellence bonjour à tous et bienvenue dans ce nouvel épisode de projetezvous abordant la gestion de projets sans complexe je suis mirvettetimet votre hôte et aujourd’hui je vais aborder un sujet crucial de la gestion de projet la clé de voûe qui permet de transformer une vision en réalité la communication la communication pour moi c’est le pilier qui soutient la structure d’un projet réussi elle per mais d’une part d’avoir de solides bases au sein de l’équipe avec une communication claire transparente et maîtrisé mais aussi assure également que les objectifs du projet sont clairement définis et compris par tous aujourd’hui nous allons explorer ensemble comment maîtriser cet art subtile et indispensable si vous pensez vraiment que vous êtes un mauvais communicant si vous utilisez trop de jargon technique je vous recommande vivement de prendre des formations communication et d’améliorer cet aspect là il y a plusieurs manières de communiquer Trouvez votre style celui que vous correspond le mieux et faites en sorte que la communication ne soit pas une mauvaise compétence pour vous au cœur de tout projet la communication est ce qui permet à l’équipe de naviguer au travers les défis de rester aligné sur les objectifs elle permet aussi de surmonter les obstacles une communication efficace est donc essentielle non seulement pour la coord coordination des tâes mais également pour maintenir un environnement de travail positif et productif en effet je pense que je vous le dis tout au long de mes épisodes de projetez-vous avec mes invités dans mes épisodes solo un environnement de travail positif où l’équipe et motivé inspiré ou tout au travail permet de venir avec le sourire et vraiment un environnement propice à la réussite des projets et cela passe par une bonne communication tout d’abord il faut établir le bon niveau de communication il faut personnaliser votre approche selon les individus que vous avez et leur rôle dans le projet en gestion de projet on en parle beaucoup dans la gestion des parties prenantes il faut identifier les besoins de communication de chaque bien sûr je ne recommande pas dans les tous les projets de mettre en place un plan de communication strict où l’on va définir tous les interlocuteurs et quel niveau d’information on leur envoie et aussi via quel B leur envoieon régulièrement des emails des reportings des dashboards doit-on faire des réunions vraiment régulières avec certaines parties prantes ce sont les questions que l’on doit se poser bien évidemment en amont et sans même faire un plan de communication très détaillé dès le début du projet de le kickof le chef de projet le sponsor de projet l’équipe projet doit avoir cette visibilité quelle est la fréquence de d’information qui va être relayée à quelle granularité et comment par exemple pour les membres de l’équipe les réunions hebdomadaires quotidien les réunions de coproch c’est-à-dire les comités de projet sont les réunions qui sont nécessairirees pour donner des informations détaillées sur leurs tâches les délais et les attentes en terme de qualité les réunions régulières sont donc des outils pour les aider à rester informés et engagés il faut bien évidemment s’assurer que l’ensemble de l’équipe et compris la stratégie l’objectif global du projet pour donner un sens à leur travail et les garder motivés dans ce qu’ils font c’est le rôle du chef de projet du manager du leader de pouvoir transmettre la stratégie du projet et de pouvoir euh aligner les tâches des membres de l’équipe projet par rapport à cette stratégie et à ses objectifs pour d’autres parties prenantes comme le client ou la direction il recherche des mises à jour sur l’avancement du projet des assurance sur le respect des délais et des budgets il peut y avoir des réunions comme le comité de pilotage qui se passe une fois par mois mais ils ont besoin de résumés clair et concis des visuels qui ne tiennent qu’en une seule page je pense que c’est la norme pour pouvoir d’un simple coup d’œil déterminer si le projet est bien dans les budgets à l’heure et quels sont les alertes ou les risques qui sont engendré dans ce projet c’est le rôle du chef de projet à un autre niveau de communiquer envers toutes les parties prenantes les fournisseurs les partenaires le client la direction qui débloque les budgets cette communication transparente permet de s’assurer que le projet est bien sur les bons rails qu’il est entre de bonnes mains un mauvais chef de projet qui ne sait pas communiquer risque de ne pas rester longtemps chef de projet donc c’est vraiment une compétence si vous voulez accéder à des postes de chef de projet de leader combien de fois ai-je vu des chefs de projets qui étaient des experts technique mais leur projet se passait mal parce qu’ils n’arrivaient pas à comprendre toute cette partie gestion de parties prenantes avec une communication claire transparente et des objectifs qui sont relayés aux différents niveaux des parties prenant c’est-à-dire on ne s’adresse pas à l’équipe comment on s’adresse à client ou comment ça s’adresse à la direction chaque personne a son propre style de communication préféré certains peuvent privilégier des emails concis tandis que d’autres pourraient préférer des réunions en face à faceace pour une discussion approfondie identifiez déjà votre propre style et et comment vous voulez transporter l’information et qu’elle soit bien reçue comprise transmise faut aussi identifier le style préféré de communication de votre interlocuteur comme je vous disais pour un directeur qui n’a pas le temps un reporting rapide visuel et une petite mise à jour sans de mise pour l’équipe qui travaille au quotidien il y a besoin de d’une réunion et de connaître tous les tenant et aboutissant la sélection du canal de communication appropriée est alors cruciale par exemple les informations complexes ou sensibles peuvent nécessiter une réunion en personne un gros changement dans le projet une demande d’allocation de budget par contre des mises à jour de routine peuvent être communiqué efficacement par mail ou via un outil de gestion de projet il faut aussi vraiment être dans un environnement où le feedback est favorisé c’est-à-dire que tout le monde dans l’équipe peut effectuer un feedback sans avoir peur pour son poste c’est vraiment ce que je veux vous transmettre par là donc assurez-vous que la communication n’est pas à sens unique c’est-à-dire que le manager le leader la direction euh s’exprime et les membres de l’équipe ne peuvent pas s’exprimer pleinement de peur de perte d’emploi ou de peur de perdre de leur prime d’année encourageer donc les membres de l’équipe les clients et les parties prenant à poser des questions à exprimer leurs préoccupations partager leur idées peut favoriser l’innovation mais surtout la ré solution des problèmes en effet nous cherchons toujours des solutions et ce n’est pas au chefs de projet tout seul de trouver la solution mais s’il a un environnement favorable justement au feedback avec une communication qui est favorisé il peut insuffler assez d’l de créativité pour que l’innovation puissent venir de ces équipes et certaines solutions peuvent être créées par un membre de l’équipe qui a une expertise différente de celle du chef de projet il faut vraiment écouter la diversité et cela crée une synergie et de l’innovation qui sont vraiment importantes à la résolution problèmes à la gestion de conflits ou bien à la prévention de certains risque donc mettre en place le bon niveau de communication avec chaque personne impliquée dans un projet ce n’est pas seulement une question de transmission d’information il faut décoder les codes de la communication et pouvoir se les approprier c’est vraiment une compétence de safoirître un soft skill qui est indispensable à chaque être humain et encore plus si vous atteignez des postes de chef de projet directeur manager il s’agit de construire une compréhension mutuelle de gérer les attentes et de cultiver un environnement où chaque voix peut-être valorisé en tant que gestionnaire de projet votre rôle est de naviguer dans des EAU parfois complexes avec empathie et flexibilité et la communication est le moyen justement de montrer cette empathie de pouvoir éviter des frustrations éviter des conflits dans le cadre d’un projet la communication est bien interne à l’équipe mais elle ne se limite pas juste à transmettre des informations elle englobe beaucoup d’autres aspects comme la résolution des conflits l’empathie et une compréhension profonde des besoins individuels ces éléments il jouent un rôle crucial dans le maintien d’un environnement de travail harmonieux et productif cela aide notamment à générer la dopamine qui apporte cette sensation de bien-être et qui permet la créativité de bonne performance et une équipe qui est motivée qui réussit ses projets les conflits sont inévitables au sein d’une équipe et bien il peut y avoir une disparité de culture une disparité de génération une disparité même seulement de compéten c’est-à-dire que chaque membre de l’équipe a une casquette bien différente dû à son background souvent technique par exemple un développeur n’aura pas les mêmes intérêts qu’un testeur ou qu’un architecte réseau et il se peut que dans certains situation chacun veutille mettre en av que chacun veutille mettre en avant son expertise souvent cela révèle des différences de perspectives qui si elles sont bien gérées peuvent conduire à des améliorations significatives dans le projet en effet on n’écoute pas préférentiellement quelqu’un qui s’exprime bien ou bien quelqu’un avec qui on a des infinités on écoute toutes les perspectives et on prend une décision aguisée en équipe ce n’est pas seulement le chef de projet qui prend la décision ce sont tous les membres de l’équipe qui se rallent à la majorité et pour cela il y a un outil très puissant qui s’appelle l’écoute active encouragez chaque parti à exprimer ses ses préoccupations sans interruption restez des fois dans le côté silencieux c’est peut-être même une de vos meilleures casquettes de communication l’écoute active cela permet non seulement de clarifier le problème mais aussi de montrer que vous accordez de la valeur à leur solution il y a aussi euh une autre qualité que le chef de projet que tout individu euh à partir du moment où il doit interagir donc en tant qu’entrepreneur en tant que client en tant que salarié dans une entreprise chef de projet ou ou leader c’est sa capacité à avoir de l’empathie à avoir de l’intelligence émotionnelle pour cela un exercice simple c’est essayer de vous mettre à la place de l’autre pour comprendre ses motivations et ses sentiments cela peut aider à désamorcer des temps et à trouver des terrains d’entend vraiment ce que je veux dire par là c’est qu’aujourd’hui l’intelligence artificielle les nouvelles technologies peuvent prendre un maximum des compétences techniques du savoir-faire mais pour ce qui concerne ce qui sera à présent important c’est le savoir être les soft skills et être doté d’une intelligence humaine d’une intelligence émotionnelle et de pouvoir identifier les ressentis et problématiques de chacun est une force aujourd’hui je pense que elle devient de plus en plus vous vous souvenez de faus mala de starter UNIP mon invité de projetvous c’était mon deè invité et bien avec lui nous lançons la communauté des néo leaders la communauté des néo leaders c’est un endroit où les leaders d’aujourd’hui ou demain peuvent développer leur leadership et pouvoir inspirer motiver et être des leaders performants dans la société d’aujourd’hui et aussi celle de demain aujourd’hui nous avons développé un ebook qui sont quatre habitudes antiburnnat pour devenir un leader performant je vous mets en description de l’épisode le lien n’hésitez pas à le télécharger vous l’aurez dès que vous répondrez au petit sondage pour déterminer quel leader vous êtes quelques techniques de résolution de conflit que vous pouvez appliquer identifier les points d’accord et de désaccord cela vous aidera à cibler la discussion et à trouver des solutions spécifiques rechercher des solutions gagnant gagnant encourageer l’équipe à trouver des compr où chaque partie se sent valorisée et entendu utilisez la médiation si nécessaire mettez en place des ateliers des sessions avec des intervenants externes d’ailleurs j’ai beaucoup d’invités dans projetez-vous je pense que à chacun de vos problèmes je vous fournis la solution d’en projetz-vous parfois un tiers neutre peut aider à résoudre les conflits plus efficacement donc la communication elle part aussi fortement d’une compréhension des besoins individuels cela implique de reconnaître que chaque membre de l’équipe chaque partie prenante a ses propres motivations préférences de travail et défis personnels c’est vraiment ce que je veux vous convier et c’est aussi reconnaître dans l’environnement de travail les intérêts politiques de chacun de vos parties prenantes prend un exemple vous avez dans votre équipe quelqu’un qui est du département marketing et vous savez que le directeur marketing a quelques problématiques avec votre projet et il est submergé il ne peut pas vous allouer autant la ressource que vous le souhaiteriez et bien ce directeur marketing pourrait très bien être un énorme frein à votre projet ce directeur de projet pourrait bien être aussi une source de conflit donc vous connaissez les tenants aboutissants pourquoi ce directeur de marketing freine votre projet et bien c’est déjà mieux que si vous ne connaissiez pas son besoin et vous pourrez agir en com en en conséquence communiquer être plus proactif et préventif donc utiliser par exemple au sein de l’équipe des questionnaires et des entretiens pour recueillir les informations sur les préférences et les besoins de communication de chacun soyez aussi attentif aux interactions quotidiennes les comportements et les réactions peuvent souvent révéler des informations précieuses sur les besoins nonexprimés favoriser l’échange si vous identifiez au plus tôt quelques tension et conflit c’est mieux que de laisser la situation sans vimer soi en ne la reconnaissant pas en ne l’identifiant pas mais aussi en y’y portant pas d’attérêt et en se disant que la situation va se résoudre d’elle-même puisque c’est dans l’intérêt du projet alors ne pas y prêter attention serait la pire des erreurs donc créer cet environnement ouvert encourager une culture où les membres de l’équipe se sent à l’aise pour partager leurs idées leurs préoccupations et leurs besoins sans crainte de jugement gestion des conflits l’empathie et la compréhension des besoins individuels sont donc des pierres angulaires d’une communication efficace au sein de l’équipe à partir du moment où vous avez compris toutes les implications tous les ressentis vous ne pouvez être que meilleur dans votre communication dans votre leadership en mettant en œuvre ces principes vous créez une fondation solide pour un projet réussi vous ne laissez rien qui va entraver ou pourrir cet esprit d’équipe et apporter de nouveaux conflits je voulais aussi vous parler de la communication qui doit vraiment être maîtrisé parce que nous vivons dans un monde globalisé les projets impliquent souvent des équipes des clients des parties prenantes de diverses culture et région géographiqu cette diversité tout en étant une richesse introduit des défis spécifiques en matière de communication j’ai récemment euh dispensé des cours à l’université d’intercultural man ement donc cela veut bien dire que c’est une problématique et nous avons étudié des cas de grosses entreprises comme Nokia Aviva Boeing qui ont fait face à des grosses problématiques de gestion de la diversité culturelle la clarté reste donc essentielle mais elle doit être adaptée pour tenir compte des différentes interprétations culturelles et quand je parle de culturelle c’est au sens géographique mais aussi au sens générationnel en effet quel quelqu’un qui a 55 ans n’a pas les mêmes références culturelles que quelqu’un qui a 45 ans et n’a pas les mêmes références culturelles que quelqu’un qui a 25 ans on parle souvent d’ailleurs de comment gérer la génération Z qui arrive pour ma part moi je le vois vraiment comme une différence culturelle comme ne pas avoir grandi dans un même environnement et donc ce que je préconise aux étudiants et ce que je vais vous préconiser aujourd’hui c’est vraiment de connaître que de reconnaître que votre message tel que vous l’envoyez peut ne pas être reçu tel que vous l’auriez aimé et donc il faut bien que vous vous assuriez que le message est bien compris tel que vous souhaiteriez qu’il soit compris parce que en fait quand on parle d’éméur et de récepteur il se peut que votre interlocuteur de par sa différence culturelle donc c’est la différence de générations d’âge sa différence de provenance euh géographique puisse faire qu’il ait un décodeur différent de ce que vous avez il y a vraiment des exemples de différences culturelles qui ont fait capoter des projets qui ont fait perdre des contrats tout simplement par exemple la différence entre une société occidentale américaine ou européenne quand on traite avec des clients ou des équipes qui sont asiatiques et bien il faut connaître et respecter les valeurs qui sont importantes et la manière de communiquer qui est chez ces parties prenantes là c’est vraiment très important et aussi ce n’est pas parce que nous sommes différents en âge par exemple que nous avons les mêmes besoins qu’il faut ne pas respecter l’autre et ne pas se mettre à la place de l’autre je parlais tout à l’heure d’empathie et l’empathie est un moyen puissant justement d’éviter ces défauts de communication quand je m’adresse à l’autre je me mets surtout souvent dans ces chaussures je dois comprendre quels sont ces intérêt quelles sont ses valeurs et euh comment il peut interpréter certaines choses culturellement comme je vous disais il y a des différences dans le monde il y a des différences entre des personnes asiatiques qui ne vous parleront pas directement quand je parlais par exemple de l’importance de feedback et bien en Asie vous n’aurez jamais un retour direct mais vous pouvez lire via les réactions corporelles mais vous pouvez lire via les réactions corporelles le langage corporel si ce que vous proposez a été bien perçu et a été perçu comme vous le souhaitiez donc pour moi il faut c’est vraiment un enjeu des managers d’aujourd’hui des chefs de projet c’est de réussir à manager la différence culturelle la clarté reste essentielle mais elle doit être adaptée pour tenir compte des différences et des interprétations qui peuvent avoir lieu ce qui est considéré comme direct et consu dans une culture peut-être perçue comme rude ou abrupte dans une autre moi je pense que une manière assez facile de reconnaître les différences de culture c’est de reconnaître les comportement des différentes compagnies aériennes et de leur personnel on voit bien que dans les compagnies aériennes asiatique on voit bien que dans les compagnies aériennes asiatiques le service est primordial en effet parce que dans les cultures asiatique en effet parce que dans les cultures asiatiques nous avons une très forte importance de la hiérarchisation et pour eux le client est roi et donc il le traite comme un roi par contre si on va dans des pays un peu plus individualiste où tout le monde est égal comme la Norvège et bien vous verrez que le comportement de l’équipage d’une compagnie aérienne européenne est complètement différente de la Campagnie aérienne asiatique et bien ceci est dû à ce à cette différence culturelles donc comprenez bien les normes et les valeurs culturelles qui peuvent vous aider à adapter votre votre message pour qu’il soit bien perçu par tous utiliser un langage simple et éviter les jargons cela est particulièrement important lorsque vous travaillez dans des équipes internationales pour que l’anglais n’est pas la langue maternelle en effet dans votre communication c’est bien que vous soyez un expert technique que vous ayez un fort jargon technique mais ce n’est pas ce qui est attendu d’un chef de projet dans le cadre d’un projet vraiment aller à l’essentiel comme je dis quand vous communiquez avec les différentes parties prenante et je pense que je ne suis pas la seule à le dire faites comme si votre audience avait 7 ans et si vous avez des enfants d’ailleurs c’est un bon exercice vérifie que vous avez qu’ils ont bien vérifier qu’ils ont bien compris votre message c’est vraiment important surtout si culturellement techniquement il y a des backgrounds différents ce sont des c’est vraiment ce qui fait la richesse d’une équipe d’un rejet mais c’est ce qui peut aussi des problématiques faites preuve de patience et de répétition la répétition est un atout en communication répéter des points clés de différentes manières pe peut t’aider à assurer que le message est bien compris c’est ce que je vous disais c’est une histoire de décodeur entre l’émetteur et le récepteur et peut-être que de d’utiliser différents canaux différentes manières d’envoyer ce message seront une manière de faire mieux comprendre ce message la gestion de la communication dans un contexte global exige une grande adaptabilité soyez flexible avec les horaires faites attention aux différences de fusion d’horair adapter les outils de communication certaines cultures peuvent préférer les appels vidéo corriel et vice-versa si je peux résumer ça je pourrais dire qu’une compréhension profonde des nuances interculturelles est vraiment la clé de voûte de votre communication donc encouragez votre équipe à se former justement et à participer à des ateliers pour sensibiliser sur les différences culturelles célébrer cette diversité et communiquer avec empathie je voulais aborder un dernier sujet pour la communication et je pense avoir fait le tour de ce qui fait que la communication dans un projet est importante et vous donner quelques B je suis j’insiste vraiment sur ce fait et je pense et je je suis actuellement en train de préparer une formation pour les leader avec mon partenaire faus Malak et au fil de mes lectures de mes recherches et puis en revenant sur mes expériences passé je pense que la communication transparente et les bons rituels préviennent vraiment des grosses problématique de Burnout de turnover fréquent j’en ai déjà parlé dans mon épisode avec Laurent tuferry et aujourd’hui nous pouvons prendre euh cela de la perspective de la communication dans notre re époque rapide et souvent impitoyable le burnout est devenu une préoccupation majeure heureusement des stratégies et des habitudes peuvent t’aider à le prévenir améliorant ainsi l’efficacité et le bien-être au sein des équipes aujourd’hui je vais vous parler justement de la mise en place d’habitudes de communication qui peuvent prévenir ce burnout je vous mets en lien le ebook que nous avons rédigé avec mon partenaire faouszi malac pour la communité des néo leaders car cela vous offre une ressource précieuse pour parvenir à mettre en place du bien-être dans vos équipes et un bon environnement de travail sain en effet on sait que la communication joue un rôle crucial dans la prévention de Burnout elle permet d’identifier rapidement les surcharges de travail les attentes irréalistes et les point de friction avant qu’il ne devienne problématique appliquer la communication transparente passe par partagez ouvertement les objectifs et les attentes encourageer l’expression des préoccupations et fournissez des feedback régulier donc ce sont cela fait partie de rituels et habitudes que je vous ai mis dans cet ebook par exemple un rituel efficace et le rituel de début de journée commencer chaque journée par une courte réunion d’équipe pour fixer les priorités et encourager un sentiment de communauté j’encourage vivement les pauses et surtout les pauses café ensemble en équipe elles sont régulières tout au long de la journée elles permettent à l’équipe de se ressourcer et de maintenir un haut niveau de productivité et oui pour moi le café accroit la productivité ce n’est pas en restant toute la journée face à son bureau sans interaction avec ses collègues que nous sommes les plus efficaces nous avons besoin de ces relations humaines et de pouvoir discuter à la machine à café par exemple 10 % de conversation professionnelle et 90 % de conversation personnelle privé cet ebook peut-être un til précieux pour les chefs de projet et leaders cherchant à instaurer une culture de travail calme et productif la prévention du burnout est essentielle j’ai vraiment accordé à cet épisode énormément de temps parce que je voulais vous vraiment vous montrer la l’Ance de la communication et je pense vous l’avoir déjà énuméré naviguer dans les EAU complexes de la gestion de projets dans notre re globalisé exige plus qu’une simple maîtrise des pe technique l’importance de la communication efficace est vraiment permet vraiment la gestion des conflits et et voilà c’est la fin de cet épisode de projetez-vous abordant la gestion de projets sans complexe la gestion projet c’est bien plus qu’une série de tâches et de délis c’est un voyage passionnant vers la réalisation de vos idées les plus audacieuses j’espère que ce podcast vous a offert des perles de sagesse des conseils pratiques et cette petite étincelle d’inspiration un grand merci de m’avoir accompagné aujourd’hui ensemble nous faisons de la gestion de projets une aventure riche en apprentissage et en succès alors si vous avez apprécié notre rendez-vous n’hésitez pas à vous abonner à laisser un commentaire ou à donner votre avis votre soutien c’est comme un joli diagramme de gant ça aide à tout aligner parfaitement pour des échanges plus directs retrouvez-moi sur Instagram je suis connu sous le nom mirvette MGMT MGMT comme management venez-y partager vos anecdotes vos questions ou même vos mêmes préférés sur la gestion projet je vous donne rendez-vous dans le prochain épisode de projetez-vous d’ici là gardez le cap sur vos projets n’oubliez pas un bon projet c’est un projet partager à très bientôt