Les différents canaux de communication à disposition du chef de projet
Dans la gestion de projet, il existe plusieurs types de communication, tous utiles d’une manière ou d’une autre. Voici tous les types de communication utilisés dans la conduite de projets :
- Réunions (Kick-off, d’équipe, CoProj avec l’équipe projet, y compris les clients, de manière hebdomadaire ; CoPilotage avec les décisionnaires, mensuel ; rituels de l’agilité comme le daily stand-up, sprint planning, sprint review, sprint retrospective, etc. ; réunion de fin de projet ou de transfert à d’autres équipes).
- Emails (newsletter mensuelle, email de progression, de demande d’information, compte rendu de réunion, ou encore de suivi d’actions).
- Entretiens individuels pour résoudre les conflits.
- Tableaux de bord de projet et outils comme Jira, Trello ou d’autres outils de gestion de projet digital.
Adapter le bon type de communication à chaque interlocuteur, c’est le jonglage quotidien du chef de projet pour piloter un projet efficacement. Il doit faire preuve de leadership, d’intelligence émotionnelle et de compétences relationnelles pour garantir que toutes les parties prenantes sont impliquées et que le projet progresse selon le planning, les spécifications fonctionnelles, et les budgets établis.
Les conflits sont inhérents à tout projet informatique, digital, ou projet métier, et une grande partie du rôle du chef de projet consiste à les désamorcer. Ses qualités de négociateur et de facilitateur sont alors essentielles pour mener à bien la mission et atteindre les objectifs. Les conflits peuvent provenir de divergences d’intérêts, de personnalités, ou de cultures, notamment dans les projets multi-acteurs, internes et externes.
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La transparence comme levier d’engagement
Communiquer de manière transparente est fondamental dans le pilotage du projet :
- Envers les équipes, pour les motiver, les fédérer, et garantir une cohésion nécessaire au mode projet. L’engagement passe par une bonne circulation de l’information.
- Envers le client, pour s’assurer que le besoin est bien compris et que les livrables sont alignés avec les spécifications du cahier des charges. C’est une des clés de la satisfaction client et du succès du projet.
- Envers la direction ou le sponsor, pour les rassurer, obtenir les arbitrages nécessaires et valider les étapes critiques du **cycle de vie du projet.
- Envers les autres départements de l’entreprise, pour encourager une culture collaborative, capter des expertises spécifiques (développeurs, chargé de communication, marketing digital, etc.), et faciliter les relations transverses.
Un manque de communication, qu’il soit dû à une mauvaise interprétation ou une incompréhension, peut nuire fortement à la réussite du projet. C’est ce que décrit le modèle de Shannon-Weaver, encore étudié dans les formations en management de projet.
Pour éviter ces bruits, il faut pratiquer la reformulation, poser des questions ouvertes, et avoir recours à l’écoute active, un outil puissant, particulièrement pour les chefs de projets juniors en phase de spécialisation ou les responsables du projet confrontés à des projets complexes. La communication non verbale, comme les expressions faciales ou la gestuelle, joue également un rôle dans le relationnel.
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Maîtriser les fondamentaux de la communication dans l’agilité
Petite anecdote de mes débuts : pour éviter de heurter mes interlocuteurs ou m’assurer que le message passait bien, je mettais parfois plus d’une heure pour écrire un mail. Une faute d’orthographe ? Inadmissible. Un ton mal ajusté ? Je demandais à ma collègue de relire mes messages et je faisais de même pour elle. C’était notre duo « Good Cop, Bad Cop » : l’une adoucissait, l’autre renforçait le ton selon le contexte.
Un conseil clé : préparez toujours un ordre du jour clair pour vos réunions et prévoyez un support (slide deck) pour structurer la discussion et éviter les oublis.
Dans l’univers agile, toute cette communication est processée et documentée. Cela permet un **pilotage des projets** efficace et une focalisation sur la création de valeur. Les rituels agiles sont bien définis :
- Daily Scrum : 15 minutes chaque jour avec le Product Owner et l’équipe projet.
- Sprint Planning : 2 heures en début de sprint pour planifier les livrables.
- Sprint Review : 2 heures en fin de sprint pour valider avec le client.
- Sprint Retrospective : 2 heures pour analyser le déroulement du sprint, impliquer les acteurs du projet et améliorer la gestion des ressources.
Ces cérémonies, encadrées par des méthodologies agiles comme le Scrum, permettent de gérer un projet de manière itérative, en intégrant progressivement les retours clients. Elles s’appuient sur des outils collaboratifs, des indicateurs d’avancement du projet, et des supports de communication internes et externes.
La communication digitale joue également un rôle croissant dans la conduite du changement. Elle soutient les stratégies de communication du chef de projet, surtout dans les projets à forte composante digitale ou projet web. Elle est indispensable pour mobiliser, informer, ajuster les priorités et conduire un projet dans un environnement mouvant.
Découvrez notre épisode de podcast sur la communication en gestion de projet
En somme, le chef de projet agit comme un chef d’orchestre : il coordonne, arbitre, communique, et dirige des projets de plus en plus complexes. Son efficacité repose en grande partie sur sa capacité à structurer, formaliser et adapter sa communication, atout central pour garantir la bonne réalisation du projet et respecter les délais, le budget, ainsi que les exigences du cahier des charges.
Une bonne formation en gestion de projet, une spécialisation adaptée (bachelor, mastère, licence professionnelle) et une expérience progressive sur différents types de projets (projets informatiques, projets de communication, projets événementiels, etc.) permettent de développer les réflexes et les compétences requises.
Que l’on soit assistant chef de projet, chef de projet digital, responsable marketing ou en formation bac +5, savoir animer une équipe, coordonner les livrables, gérer son projet et le suivi du projet fait partie du socle commun des métiers de la gestion de projet aujourd’hui.