Arriver au milieu d’un projet déjà lancé est un exercice exigeant : décisions déjà prises, équipe en place, contexte parfois flou. Que vous soyez PMO, chef de projet ou responsable du pilotage de projet, ces cinq réflexes vous aideront à reprendre un projet avec méthode, sécuriser la transition de projet et poser les bases d’une réussite durable en gestion de projet.
Comprendre l’histoire avant d’écrire la vôtre
Le réflexe numéro un, c’est de comprendre l’histoire avant d’écrire la vôtre. Vous avez tout de suite remarqué, dès que vous êtes arrivé dans les 10 premiers jours d’observation, des choses qui vous semblent bancales, mal fichues. Mais derrière chaque chose, il y a une histoire, des choix faits à un moment donné, dans un contexte donné. Votre premier travail, ce n’est pas d’agir, c’est d’écouter l’histoire. Donc, comme je vous ai dit, les 10 premiers jours, c’est les 10 jours d’observation. Donc, pourquoi le projet a-t-il été lancé ? Quelles décisions ont été prises et par qui ? Qu’est-ce qui a déjà été tenté ? quels points sont sensibles ou anciens ? Ce sont des questions à vous poser dès le début du projet, surtout si vous devez reprendre un projet complexe.
Dans le cas d’un rôle de PMO, par exemple, c’est qu’est-ce qui a été mis en place, quelle est la maturité de l’organisation, une étape clé pour tout diagnostic projet ou audit flash. Vous ne venez pas pour donner des leçons ou réécrire l’histoire : c’est un principe central en gestion du changement. J’ai eu récemment une expérience, une personne a décidé dès le premier jour d’imposer toutes ses règles, de mettre en place tous les processus qu’elle connaissait. C’est vraiment à ne pas faire. Faites parler les gens, posez des questions. Notez déjà ce qui revient souvent dans les récits, comment a été abordé le sujet. Est-ce que le projet, ses objectifs, la vision sont clairs ou pas ? Ou est-ce qu’il faut que vous la redéfinissiez avec eux ? N’hésitez pas vraiment à mener votre enquête. Et ce n’est pas parce qu’il n’y a pas de charte de projet ou de kick-off meeting que tout de suite vous allez lancer cette charte, même si c’est une chose à faire bien évidemment, mais ça doit être une conclusion, pas une introduction de votre rôle. Cette approche renforce votre leadership calme et crédibilise votre manière de reprendre un projet.
Lire aussi : 10 premiers jours chef projet ou PMO
Conduire votre revue flash
Le deuxième réflexe, c’est de conduire votre revue flash, un véritable audit flash en gestion de projet. Cinq points doivent trouver une réponse :
- Objectifs initiaux et actuels : vérifiez la cohérence entre la promesse client et les besoins réels.
- Planning réel vs. planning prévu : comparez la planification projet initiale au calendrier actuel, un aspect critique pour tout pilotage de projet.
- Budget consommé vs. budget prévu : le budget et les délais doivent être surveillés en permanence, surtout lorsqu’on doit reprendre un projet vendu à un client.
- État des livrables : assurez la conformité avec les attentes et la communication client.
- Relations entre les parties prenantes : évaluez la qualité de la coordination des parties prenantes.
J’ai vu récemment une de mes coachées qui m’a parlé de reprendre un projet : trois mois d’existence, un client agacé et confus. Il avait envoyé un mail dès la première semaine : « Êtes-vous sûr que vous avez les compétences disponibles dans votre équipe ? ». Elle a d’abord interrogé toutes les équipes internes avant la réunion de cadrage, identifié les blocages et réévalué la planification projet. Elle a découvert que le projet ne respecterait ni budget ni délais, mais a su argumenter auprès de sa direction. Cette étape de diagnostic projet est cruciale pour la stabilisation du projet et pour toute reprise de mission.
Gérer l’après, l’équipe, l’ancien, le flou
Gérer l’après-équipe est incontournable lorsqu’on doit reprendre un projet. Vous n’arrivez pas dans une dynamique de formation : l’équipe s’était déjà créée avant vous. Le chef de projet précédent avait établi une culture, une méthode de management d’équipe qui compte. Même sans passation, assurez la continuité du projet et du pilotage de projet.
Tout changement provoque un peu de flou, de suspicion, de résistance : les membres ne vous connaissent pas encore. Ne critiquez jamais votre prédécesseur, même s’il a été contesté. Peut-être subissait-il des contraintes invisibles. N’essayez pas non plus d’imiter son style : vous avez vos forces, vos faiblesses, votre propre leadership calme. Créez votre alliance d’équipe pour garantir la stabilisation du projet et une intégration dans une équipe existante harmonieuse, fondement d’une gestion du changement réussie.
Lire aussi : Engager son équipe en gestion de projet
Clarifier les attentes
Quatrième réflexe pour bien reprendre un projet : clarifier les attentes. Même si le projet semble cadré, les besoins évoluent. Demandez-vous ce qui définirait aujourd’hui la réussite du projet aux yeux de toutes les parties prenantes.
Organisez une réunion de kick-off meeting ou de recadrage : périmètre, objectifs, jalons, risques, contraintes de budget et délais. Écoutez chaque acteur : client, équipe projet, hiérarchie. S’il existe des divergences, vous devrez arbitrer et prioriser. C’est là qu’un chef de projet expérimenté ou un PMO démontre ses compétences en gestion de projet et en pilotage de projet. Pour un PMO reprise de portefeuille, cette étape consiste aussi à relier la stratégie de l’entreprise à chaque projet.
Ne pas chercher à briller, mais à stabiliser
Enfin, lorsque vous devez reprendre un projet, ne cherchez pas à briller tout de suite : cherchez d’abord à stabiliser le projet. Reprendre un projet en cours n’est pas l’occasion de prouver que vous êtes meilleur que les autres, mais de montrer que vous êtes solide, structuré et capable de ramener le rythme sans brutaliser l’équipe.
C’est souvent là que le leadership calme se révèle : apaiser, relancer, recadrer avec humanité. Votre rôle de chef de projet ou de PMO est de garantir la gestion du changement, la continuité du projet, et de faire face aux parties prenantes qui pourraient tester votre solidité. Cette approche patientera avant de briller, mais assurera le succès durable de la reprise de mission.
Reprendre un projet en cours demande écoute, diagnostic projet, et diplomatie. En appliquant ces cinq réflexes — compréhension de l’histoire, revue de projet, management d’équipe, clarification des attentes et stabilisation du projet — vous sécurisez la transition de projet, assurez la continuité du projet et posez des bases solides pour une réussite durable en gestion de projet et pilotage de projet.