bonjour à tous et bienvenue dans projetez-vous votre rendez-vous hebdomadaire pour explorer l’univers passionnant de la gestion de projets je suis mirvette mtit j’ai plus de 10 ans d’expérience en tant que chef de projet et PMO je suis certifié project management professionnel et je suis bénévole au Project Management Institute référence mondiale en gestion de projets transmettre mes connaissances et vous accompagner dans la gestion de vos projets qu’il soit professionnel ou personnel c’est mon défi car oui bien maîtriser les rouages de la gestion de projet c’est s’ouvrir les portes du succès dans tous les aspects de votre vie vous êtes curieux et avez envie d’en apprendre plus vous souhaitez donner du pups à votre carrière ou transformer vos équipes et vos entreprises je prends soin à vous apporter les bonnes connaissances à chaque épisode imaginez maîtriser l’art de transformer une simple idée en un projet réussi de naviguer avec aisance entre les défis de coordination de budget et de délai c’est ce monde que je vous propose de découvrir à travers projetez-vous et parce que que le monde évolue constamment j’aborderai les tendances et les actualités qu’il s’agisse de nouvelles technologies nouvelles méthodologies d’outils innovants ou de changements dans les normes et pratiques du secteur projetez-vous sera votre source d’information et ce n’est pas tout j’invite des professionnels AG guéris qui partageront avec nous leurs expériences et leurs méthodes sur des thèmes variés et captivant alors prêt à transformer vos projets en réussites éclatantes rejoignez-moi dans cette aventure ensemble faisons de la gestion de projets votre atout pour l’excellence bonjour à toutes et à tous et bienvenue dans projetez-vous le podcast dédié à la gestion de projets je suis mirvtimet votre hôte et je suis ravie de vous retrouver pour un nouvel épisode nous allons explorer aujourd’hui les défis et les solutions autour de la gestion des réunions dans le cadre de nos projets aujourd’hui nous abordons un sujet qui touche chacun d’entre nous la fréquence des réunions que vous soyez un chef de projet à guéri un PMO un membre de l’équip éipe de projet à salarié tout court vous avez probablement déjà ressenti le poids des réunions fréquentes parfois excessives qui semblent occuper une grande partie de votre emploi du temps entre la planification les suivis les mises à jour et les brainstorming nos journées peuvent vite se transformer en un enchaînement de réunion sans fin j’appelle cela la réunionite aigu c’est une maladie pour moi et ce qui fait que nous n’avons pas le temps de travailler pendant la journée nous nous occupons à être présents pendant les réunions et nous sommes obligés par exemple de prendre sur de temps personnel pour pouvoir faire avancer les sujets mais pourquoi avons-nous tant de réunions est-ce vraiment nécessaire quels sont les véritable Bénéfic de ces réunions fréquentes et surtout quels en sont les inconvénients je vous parlerai d’abord des aspects positifs des réunions fréquentees comment elles peuvent favoriser la communication l’alignement des objectifs et la détection rapide des problèmes il y aura bien sûr ces aspects positifs comme la charge mentale la surcharge d’information et ensuite des solutions concrètes pour pour optimiser notre gestion de ces réunions si vous êtes comme moi vous cherchez constamment des moyens d’améliorer votre efficacité et celle de vos équipes vous vous demandez peut-être comment réduire le temps passé en réunion sans sacrifier la qualité de la communication et de la collaboration en effet ces réunions peuvent aussi assurer la cohésion d’équipe c’est vraiment des aspects qui sont très importants et je ne conseille pas du tout l’absence de réunion quand on parle d’aspect positifs des réunions fréquentes malgré les critiques souvent adressées à ces dernières il est indéniable qu’elles offrent plusieurs avantages en effet on ne peut pas passer uniquement par la communication écrite on a besoin de ces réunions pour faciliter une communication fluide et constante pour informer les bonnes personnes au bon moment et faire avancer les discussions les réunions régulières permettent de partager des mises à jour cruciales moi je préconise par semaine une réunion d’équipe régulière et puis une réunion de projet je pense que il y a aussi des réunions de département donc évitez de passer plus de la moitié de l’emploi du temps en réunion serait vraiment agréable mais je sais que dans certains cas c’est 80 % du temps qui est en réunion les risque qu’il y ait plus de malentendu moins de coordination sont là lorsqu’il lorsque nous décidons de ne pas faire de réunion par exemple pendant les temps de covid les équipes qui ont le plus fonctionné sont celles qui qui ont maintenu des réunions régulières des réunions même quotidiennes en effet ces réunions permettent de clarifier les attentes de partager des informations importantes en temps réel et de maintenir un alignement stratégique cela est particulièrement crucial pour les projets complexes qui impliquent de nouveau de nombreux parties prenant un autre avantage de ces réunion est la capacité à identifier résoudre les problème rapidement je pense vous avoir déjà parlé du développement collectif c’est-à-dire que quand plusieurs personnes se retrouvent dans une réunion elles ont chacune de par leur métier de par leur expérience une vision du problème et peuvent plus facilement discuter des obstacles rencontrés et trouver des solutions on appelle cela l’intelligence collective et justement enlever ces réunions ne nous permettrait pas d’avoir cette intelligence collective cette résolution de problème et cette possibilité d’innovation moi je voudrais aussi ajouter un autre aspect peut-être rajouter des réunions un peu plus informelles comme les cafés les cafés virtuels des journées par trimestre où l’équipe se retrouve ensemble et où elle peut bah par exemple assister à des conférences des ateliers sur des sujets qui sont importants par exemple la gestion de projet le leadership ou encore des innovations technologiques dans le secteur de l’entreprise ça apporte aussi la cohésion ça apporte aussi cette envie de mener l’équipe de mener les projets à bout avec des personnes qui ont qui sont différentes qu’on ne pourrait pas connaître dans un autre contexte donc rapportez aussi ce contexte convivial donc par trimestre par semestre une demi-journée une journée de d’atelier conférence ou bien de jeux d’ailleurs on en parle la semaine prochaine avec notre invité marjor Dana serait c’est est aussi important donc je parle aussi de ces types de réunions qui sont aussi à caser dans les emplois du temps qui prennent un peu plus de temps souvent ça peut être dans une salle de conférence de du bureau mais ça peut aussi être dans un endroit extérieur au bureau pour pouvoir voir vos coéquipiers dans une autre configuration j’aime aussi beaucoup tout ce qui est escape game ça permet justement on a parlé des réunions sortiese de crise l’intelligence collective et faire ce genre d’exercice dans un contexte hors du contexte professionnel peut aussi apporter une nouvelle vision de l’équipe des qualités de chacun et des conclusions peuvent être amenées par rapport à la dynamique de l’équipe la communauté des néo leaders avec mon partenaire fausimar de starter UNIP est lancé fausim Malar était mon invité dans projetez-vous c’était mon deuxième invité et ça a tout de suite cliqué entre nous nous avons abordé les sujets du leadership et de la gestion de projets et pour nous les devant de paèir c’est pour cela que nous avons créé la communauté des néo leaders c’est-à-dire les leaders d’aujourd’hui et demain nous souhaitons à travers cette communauté vous donner tous les outils pour être des leaders inspirants motivants exceptionnels pour aujourd’hui mais aussi pour demain avec tous les outils l’intelligence artificielle qui arrive aujourd’hui nous vous proposons un ebook pour vous aider à naviguer et à devenir un leader performant nous vous y mettons toutes les habitudes qu’il faut implémenter dans votre leadership pour être performant et éviter le bnout si vous souhaitez télécharger ce ebook je vous le mets en lien de l’épisode répondez à un petit sondage et vous aurez automatiquement l’ebook dans votre boîte au lettes continuez à suivre nos aventures sur les réseaux sociaux et venez nous en parler en direct ou en MP malheureusement la présence de ces réunions donc que je vous l’ai indiqué offre tous ces avantages une communication plus vive l’intelligence collective la clarté la mise en point mais par contre il y a quelques inconvénients l’un des inconvénients majeurs de ces réunions est qu’elles peuvent devenir chronophages en piétant assis sur le temps disponible pour le travail effectif chaque minute passée en réunion est une minute de moins consacrée aux tâches concrète de projet pour les membres de l’équipe cela peut signifier moins de temps pour avancer sur leur mission ce qui peut ralentir la pression globale du projet imaginez une journée typique avec trois ou quatre réunions d’une heure chacune si l’on ajoute à cela le temps nécessaire pour se préparer aux réunions et pour pour se réorienté après celle-ci il ne reste plus beaucoup de temps pour le travail productif cette fragmentation du temps peut entraîner une baisse significative de l’efficacité de la performance individuelle les réunions fréquentes elles aussi augmentent la fatigue mentale participer à plusieurs réunion dans une même journée demande une concentration constante ce qui peut épuiser rapidement les membres de l’équipe vous pas ressenti à la fin d’une journée de réunion un mal de tête parce que justement ce sont des temps qui sont très actifs où il y a beaucoup d’information qui arrivent et ce qui m’amène à l’un des autres inconvénients est une surcharge d’information chaque réunion apporte son Lang de nouvelles informations de mise à jour et de décisions à prendre cela peut devenir difficile à gérer surtout si ces réunion manque de structure ou si les informations ne sont pas bien synthétisées la surcharge d’information est vraiment une tard je pense parce que que fait-on de ces informations comment traiteon les actions qu’on a décidé en réunion donc pour cela il faut aussi une bonne gestion de ces réunions dans beaucoup de réunions il l’agenda manque on a un sujet global et puis lorsqu’on arrive en réunion et bien il n’y a pas d’agenda précis de sujet la réunion n’a pas été préparée ce qui ouvre la porte à beaucoup de discussions ne permet pas justement un contrôle du temps une gestion du temps et les compte-rendus deviennent aussi difficilees à à rédiger et le traitement à la suite de la réunion devient difficile j’ai aussi vécu des réunions où il y a un agenda précis mais pour chaque sujet le temps à lué déborde c’est-à-dire que on a des coéquipiers des collaborateurs qui sont très bavards et qui vont faire dépasser le temps de réunion nous arrivons à la conclusion si les membres de l’équipe ont d’autres réunions après on est obligé de reprogrammer une autre réunion pour traiter les sujets qui n’ont pas été traités mais aussi on peut doubler le temps de réunion et doubler aussi les mots de tête comme je le disais juste avant donc vraiment l’art de gérer les réunions est souvent d’ailleurs préconisé et ce sont les chefs de projet PMO qui portent cette responsabilité de bien s’assurer que le temps qu’on puisse aborder les sujets dans les temps imp parti ce que je conseille à ce moment-là c’est si le temps pour un sujet déborde et bien le pmoou le chef de projett le droit de dire nous pourrons échanger à ce sujetl dans une autre réunion qui sera dédiée à ce point-ci de cette réunion parce que nous avons d’autres points à aborder dans la Réunion présente donc voici un petit tips pour éviter justement des réunions qui débordent des des réunions où la moitié des sujets n’ont pas été abordé une autre problématique est un co élevé aujourd’hui nous sommes dans le temps de la mondialisation les équipes peuvent être distribuées international et donc ces réunions fréquentes peuvent entraîner des coûts élevés en terme de temps et de ressources les participants doivent parfois se connecter à des IR inconfortable en raison de différences de fuseau horair ce qui peut affecter leur bien-être et leur productivité il faut bien réfléchir justement quand on a des réunions par exemple avec la zone apque donc l’Asie ou bien la zone amère par exemple en matinée il vaut mieux se connecter avec la zone APAC et en après-midi avec la zone amer parce que donc APAC c’est pour l’Asie amer c’est pour l’Amérique parce que justement les décalages horaires font que par exemple l’après-midi c’est la nuit pour l’après-midi en France en Europe c’est la nuit pour toute la partie Asie et inversement le matin pour la partie Amérique c’est la nuit bien que les réunions fréquent puissent offrir des avantages considérables en teres de communication et de résolution de problèmes elle présente donc ces inconvénients que je viens de vous citer j’espère que vous trouvez l’épisode d’aujourd’hui aussi enrichissant et inspirant que je l’ai trouvé à préparer pour vous vous savez chaque épisode est une Adventure un voyage dans les subtilités de la gestion de projet et je suis tellement heureuse de partager cette aventure avec vous mais savez-vous qu’il sera bientôt possible de rester connecté et informé en dehors de ces épisodes et pour cela j’ai une nouvelle excitante à partager avec vous ma newsletter exclusive est sur le point de voir le jour oui vous avez bien entendu une newsletter dédiée à la gestion de projet pour pouvoir l’appliquer en entreprise pourquoi s’abonner à cette newsletter et bien je pense que ce sera intéressant pour toute personne voulant développer et optimiser ses projets pour assurer une meilleure maîtrise du budget et une meilleure satisfaction client dans cette newslet vous pourrez trouver des conseils pratiques des astuces concrètes et des mises à jour sur les dernières tendances en gestion de projet ce sera un lieu où je partage mon expertise mais aussi des ressources des études de cas et des tips pour bien amorcer une bonne mise en place de méthodologie dans vos projet si vous êtes encore loin d’appliquer la gestion de projet dans vos projets je suis actuellement en train de travailler d’archeped sur cette newslter pour m’assurer qu’elle soit une source incontournable d’information et d’inspiration pour vous chaque édition sera soigneusement élaborée pour enrichir votre compréhension de la gestion de projet mais aussi l’appliquer dans vos entreprises que vous soyez curieux pour la gestion de projet un chef de projet ou manager ou que vous soyez un directeur qui cherche une solution pour mieux gérer vos projets je pense que cette nslur vous formira les réponses que vous cherchez mais ce n’est pas tout en vous abonnant vous aurez l’opportunité de faire partie d’une communauté partageant les mêmes idées vous aurez des news et des petits bonus en exclusivité c’est une chance de pouvoir échanger sur la gestion de projets si vous avez aimé cet épisode et que vous voulez aller plus loin dans la gestion de projet avec des exemples concrets et pratique je vous invite à vous abonner à la newsletter toutes les informations seront en description de cet épisode comment améliorer justement cette réunionite comment dire comment guérir de la réunionitytig dont je vous ai parlé donc en adoptant des pratiques et des outils judicieux planifier de manière stratégique toutes les réunions ne sont pas nécessaire avant de planifier une réunion posez-vous les questions suivantes quel est l’objectif de cette réunion est-elle vraiment nécessaire quels sont les résultats attendu une question qui revient souvent quand on vous aide pour les réunions c’est de dire est-ce que cette réunion peut tenir dans un email attant besoin de l’intelligence collective une fois ces questions clarifié limitez les réunions au moment où elles apportent une réelle valeur ajoutée par exemple au lieu de tenir une réunion hebdomadaire par habitude envisageer de les planifier uniquement lorsque des m à jours t toutes des décisions doivent être prises chaque réunion doit avoir un objectif clair et précis communiquer cet objectif à l’avance au participant pour qu’ils sachent à quoi s’attendre et puisse préparer en conséquence un ordre de jour détaillé envoyé avant la réunion peut aider à structurer donc c’est ce dont je vous parlais un agenda bien clair et même désigner un time keeper à chaque fois pour éviter de déborder pour pouvoir aborder tous les sujets prévus dans l’ordre du jour est vraiment essentiel par exemple aussi si l’objc objectif de la réunion de décider les prochaines étapes d’un projet il faut s’assurer que tous les participants ont les informations nécessaires pour prendre ces décisions donc préparer en amont cette réunion pour que ce soit le plus rapide possible le jour de la réunion donc il faut utiliser des techniques de gestion du temps comme la méthode de pomod d’Oro pour garder des réunions concises encourager les participants à être succens dans leur intervention et aller droite au but souvent lorsqu’il y a un ordre du jour et qu’on dépasse sur un sujet en fait cela veut dire que ce sujet peut-être traité dans une autre réunion où avec seulement une partie des participants et pas tous les participants donc des fois déborder sur un sujet fait perdre du temps aux participants qui ne sont pas concernés il vaut mieux reprogrammer une autre réunion plus courte d’un quart d’heure de 20 minutes plutôt que d’aborder l’ensemble du sujet sur la Réunion et ainsi de dépasser le temps de réunion et de ne pas pouvoir par exemple traiter tous les sujets c’est aussi une optimisation aussi du temps de chaque personne présente en réunion profitez des outils de collaboration pour réduire la nécessité des réunions physiques comme je vous ai dit les mails mais aussi les plateformes comme trellos SLAC Microsoft teams Wasana permettent de partager des information de suivre l’avancement des tâes et de collaborer efficacement sans avoir besoin de ce réunir constamment si chacun réussit à traiter les tâches de manière fluide en dehors de ses réunions ces réunions peuvent servir uniquement pour prendre des décisions pour l’intelligence collective comme je vous l’avais dit pour en cas de crise résoudre des problèmes il y a besoin de ces réunion là mais si les outils peuvent faciliter les outils de la gestion de projets peuvent faciliter et bien autant les utiliser les méthodologies Agiles comme les standup cotidiens peuvent aussi aider à maintenir un suivi régulier tout en minimisant le temps passer en en réunion ces réunions courtent souvent de 15 minutes les daily standup se concentrent sur chaque membre de l’équipe et ce que ce qu’il a fait ce qu’il prévoit de faire et les obstacles qu’il rencontent donc je ne vous conseille pas d’adopter tous les rituels de la méthodologie asile mais le dace standop 15 minutes permet de faire un rapide tour d’équipe et de d’identifier les problématiques et de savoir quels sont les tâches qui sont en retard cela favorise également une communication transparente et un alignement constant au sein de l’équipe il est aussi crucial d’évaluer régulièrement l’efficacité de vos réunions solliciter le retour de votre équipe et ajuster votre approche en effet si toutes les semaines on se réunit pendant 1 heure et que la moitié des membres de l’équipe pensent que c’est vraiment une perte de temps revoir le format de l’équipe le revoir le format de la Réunion les sujets qui sont abordés et s’améliorer donc je vous ai donné ces stratégies j’espère que vous pourrez les appliquer dès demain car en les appliquant vous pouvez optimiser vos réunions pour qu’elles deviennent des outils efficaces au sin de V projet et pas une charge en plus pour vous à gérer la clé est de trouver le bon équilibre bien sûr entre la nécessité de communiquer et de collaborer et le besoin de maintenir une bonne productivité nous arrivons à la fin de cet épisode de projetez-vous aujourd’hui nous avons exploré un aspect fondamental des projets la fréquence des réunions nous avons vu que bien que les réunions fréquentes puissent offrir des avantages significatifs en termes de communication et de résolution de problèmes et de cohésion d’équipe elles ont des inconvénients notables comme la perte de productivité la fatigue mentale ou la surcharge d’information je vous rappelle les axes pour justement éviter ce syndrome de la que j’appelle la réunionite aigu planifier des réunions que lorsque cela est vraiment nécessaire et en fonction des besoins réels du projet assurez-vous que chaque réunion a un objectif et un ordre du jour fixer une durée maximale pour chaque réunion à ne pas dépasser utiliseer des outils de collaboration de gestion de projets pour fluidifier la communication entre chaque réunion et n’aborder en réunion que les aspects qui ont besoin de l’intelligence collective adopter un rituel de la méthodologie Agile comme lesesttin de quotidien et faire une évaluation continue de vos réunions pour en raccourcir certaines ou changer le format d’autres ou bien en éliminer d’autres j’espère que ces conseil vous aideront à mieux gérer la fréquence de vos réunions et à maximiser votre efficacité merci encore d’avoir écouté cet épisode je vous retrouve la semaine prochaine pour un épisode intéressant avec Marjorie danana qui parle de bonheur au travail et de d’augmentation de la productivité qui en découle je vous dis à la semaine prochaine restez à l’écoute d’ici là prenez soin de vous et continuez à projeter vos idées vers de nouveaux sommets et voilà c’est la fin de C ée de projetez-vous abordant la gestion de projet sans complexe la gestion de projet c’est bien plus qu’une série de tâches et de délai c’est un voyage passionnant vers la réalisation de vos idées les plus audacieuses j’espère que ce podcast vous a offert des perles de sagesse des conseils pratiques et cette petite étincelle d’inspiration un grand merci de m’avoir accompagné aujourd’hui ensemble nous faisons de la gestion de projets une aventure riche en apprentissage et en succès alors si vous avez apprécier notre rendez-vous n’hésitez pas à vous abonner à laisser un commentaire ou à donner votre avis votre soutien c’est comme joli diagramme de gant ça aide à tout aligner parfaitement pour des échanges plus directs retrouvez-moi sur Instagram je suis connu sous le nom mirvette MGMT MGMT comme management venez-y partager vos anecdotes vos questions ou même vos mêmes préféré sur la gestion de projet je vous donne rendez-vous dans le prochain épisode de projetez-vous d’ici là gardez le cap sur vos projets et n’oubliez pas un bon projet c’est un projet partageer à très bientôt [Musique]