Les dix premiers jours dans un rôle de chef de projet ou de PMO sont une étape clé pour poser les bases de la gestion de projet et du management par projet. Entre observation, planification et pilotage du projet, cette période cruciale permet d’instaurer la crédibilité, d’identifier les acteurs du projet et de préparer le bon déroulement des différentes phases afin d’assurer la réussite du projet.
L’importance des 10 premiers jours dans un rôle de chef de projet ou de PMO
Dans le premier épisode de la série, nous avions pensé pourquoi accepter un rôle de chef de projet et PMO ? Quels en étaient les avantages ? Je vous avais donné les 5 clés pour vous convaincre de prendre ces types de rôles parce qu’ils sont vraiment importants pour votre carrière dans la gestion de projet et le management de projets complexes. Et aujourd’hui, dans ce deuxième épisode, c’est la deuxième étape. Vous avez accepté un rôle de chef de projet PMO, donc vous arrivez soit dans un nouveau CDI, dans une nouvelle mission ou bien vous avez été promu chef de projet en interne ou PMO en interne.
Eh bien, qu’est-ce qui va être important ensuite ? Ce sont les dix premiers jours. Vos dix premiers jours dans ce nouveau rôle, comment les assurer ? Parce que vous le savez très bien, la première impression est toujours la bonne. Donc, si vous faites une gaffe — et je suis sûre que ce ne sera pas le cas — mais il y a quelques erreurs à éviter que je vous expliquerai. Cela peut rester longtemps dans les mémoires et freiner l’avancement du projet ou compliquer la conduite de projets. À chaque fois que vous demanderez quelque chose à un acteur du projet, vous serez ralenti.
Comment empêcher cela ? Comment asseoir votre posture de leader en mode projet ? Et dès les dix premiers jours, avoir une vision d’ensemble de votre planification, de vos livrables et du pilotage du projet. Voilà ce que nous allons voir dans cet épisode. Bien sûr, à la fin de cet épisode je vous propose une fiche que vous pouvez télécharger en suivant le lien, et je vous expliquerai comment la remplir pour formaliser vos observations et structurer le suivi du projet.
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Observer, écouter et comprendre son nouvel environnement
Dans les 10 premiers jours, vous arrivez, vous êtes tout nouveau et vous êtes en train d’observer mais aussi observé. Le but, c’est d’être efficace dans cette phase d’observation propre au management de projet. On ne vous demande pas tout de suite d’être performant ou de piloter un projet complexe avec un cahier des charges rigoureux, mais vous devez déjà avoir du recul, identifier les parties prenantes et comprendre les étapes d’un projet.
Si vous êtes chef de projet, vous devez savoir qui sont les acteurs du projet : ceux qui seront moteurs, ceux qui freineront la réussite du projet, ceux qui détiennent les informations critiques sur les budgets, les plannings ou les spécifications. La conduite de projet passe toujours par cette cartographie des interlocuteurs internes et externes.
Pour un PMO, la situation peut être différente : parfois il s’agit d’un poste créé ex nihilo, parfois vous remplacez un project manager. Dans ce cas, un transfert de connaissances vous permettra de comprendre les outils de gestion, le planning, le tableau de bord ou encore les référentiels déjà en place. Cela vous aidera à piloter des projets digitaux ou informatiques, à cadrer vos responsabilités et à structurer la communication opérationnelle avec les équipes de projet.
Vous devez aussi garder à l’esprit que la gestion de projet implique toujours une dimension relationnelle et fonctionnelle. Pendant cette période, activez votre écoute, posez des questions, repérez vos alliés. Vous êtes dans une logique de plan de communication et d’intégration dans l’organisation, que ce soit sur un projet digital, un projet technique, un projet industriel ou un projet web. Le relationnel, la capacité à fédérer et à collaborer avec les responsables de projets, chefs de projets ou consultants est décisif.
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Outils et bonnes pratiques pour réussir son intégration
Pour réussir vos dix premiers jours, vous disposez de deux outils essentiels en management par projet :
- Le journal de bord : il permet de noter vos observations, d’anticiper le reporting, de préparer le suivi des projets et de structurer vos démarches. Vous y consignez vos interlocuteurs, vos réunions, l’avancement du projet, les contraintes liées au respect des délais ou aux livrables, ainsi que vos premiers constats sur le fonctionnement opérationnel.
- Le rapport d’étonnement : il formalise vos impressions, vos observations sur la faisabilité, les spécifications ou encore le pilotage des projets informatiques ou digitaux. Vous pourrez le présenter à votre manager de projet, directeur de projet ou comité de pilotage, afin de montrer que vous savez conduire un projet avec méthode et professionnalisme.
Dans vos échanges, veillez à adapter votre style de management de projet : évitez d’arriver comme un « sauveur » avec toutes les réponses. Travaillez plutôt sur le relationnel, l’agilité, la compréhension du planning et du cadre fonctionnel. Motivez vos alliés, développez la confiance avec vos prestataires et consultants, et gardez une posture constructive face aux résistances.
Souvenez-vous : les dix premiers jours sont une période unique pour démontrer vos compétences en gestion de projet, en planification, en suivi et de pilotage. Ils conditionnent la réussite du projet, le bon déroulement des projets et votre réputation en tant que chef de projet digital, chef de projet informatique ou chargé de projet. En étant rigoureux, structuré et relationnel, vous donnez toutes les chances à votre équipe de projet d’atteindre les objectifs et de mener à bien plusieurs projets dans la durée.