Dans la première saison de « Projetez-Vous », les fondamentaux de la gestion de projet y sont abordés. Dans ce premier épisode, les bases sont posées : qu’est-ce que la gestion de projet exactement, et pourquoi est-elle si cruciale dans notre environnement professionnel actuel ? Directeur de département, manager de projet aguerri, futur chef de projet, ou simplement curieux de découvrir ce domaine dynamique, cet épisode est le point de départ idéal pour comprendre les principes et les enjeux de la gestion de projet.
Définition de la gestion de projet
Suivant les définitions des références en la matière comme le Project Management Institute qu’on appelle par son sigle le PMI « Un projet est une entreprise temporaire initiée dans le but de fournir un produit, un service ou un résultat ». Cette définition est volontairement générique et peu correspondre à différents domaines ou types.
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Pour mener à bien un projet il faut une bonne gestion de projet. Je vais essayer ici de vous expliquer ce qu’est la gestion de projet et en quoi cela est important.
La gestion de projet est une approche méthodique pour planifier, organiser, et contrôler les ressources. Le but est d’atteindre un objectif spécifique dans des délais et des contraintes donnés. Elle implique l’utilisation de compétences, de techniques et d’outils spécifiques pour mener à bien un projet avec succès.
Elle aide à structurer le processus de travail, à définir les rôles et les responsabilités, et à identifier les ressources nécessaires pour atteindre les objectifs fixés.
En utilisant ces techniques de gestion de projet, on peut mieux planifier les tâches. Allouer efficacement les ressources et suivre l’avancement du projet devient fluide. Cela permet de limiter les retards, de respecter les budgets et de fournir des résultats de qualité.
De plus, la gestion de projet offre une vision globale du projet et de ses objectifs. Elle permet de décomposer le projet en tâches plus petites et plus faciles à gérer.
La gestion de projet est donc un élément clé pour assurer le bon déroulement d’un projet, qu’il s’agisse d’une petite tâche individuelle ou d’un projet d’envergure internationale.
Comment planifier des vacances réussie efficacement!
Quand vous partez en vacances, profitez pleinement de vos vacances et effectuez un maximum d’activités avec un budget limité. Préparez vos vacances avec la gestion de projet! Bien sur ce n’est pas obligatoire mais cela aide grandement.
Pour partir en vacances, Vous devez déjà choisir votre destination et le budget, La durée et la qualité des activités que vous ferez et des hôtels ou vous serez logés.
Eh bien je viens de vous énoncer le triangle d’or de la gestion de projet Qualité Couts Délais !! On pourra plus se pencher sur ce triangle dans un autre épisode. Ce que l’on peut en déduire c’est que vos vacances peuvent être considérées comme un projet.
D’ailleurs si vous les préparez bien vous allez utiliser les mêmes étapes que pour une gestion de projet :
Dans la gestion de projet, il y a ce que l’on appelle 5 phases. L’initialisation, la planification, l’exécution, le contrôle et le monitoring et la dernière la fin de projet.
Pendant l’initialisation, vous définirez l’endroit des vacances , le budget et la durée.
Ensuite viendra la planification où vous décomposerez toutes les tâches que vous avez besoin d’effectuer avant et pendant les vacances. Planifierez-les ensuite pour plus d’efficacité: achat de matériel, visite d’un monument ou encore plongée sous-marine. Autant de tâches qu’il faut estimer !
Bien évidemment, il existe les vacances spontanées sans planification. Vous vous rendrez compte que si vous voulez tenir vos budgets et faire les activités que vous souhaitez, cette étape est cruciale.
Puis viens l’exécution de ce qui a été planifié : la préparation et les vacances en elles-mêmes
Il faut surveiller le budget et le déroulement ainsi que la qualité de ce qui est fait pendant cette période, on appelle cela le suivi et le contrôle du projet. Par exemple, vérifier en cours que vous avez bien fait ce qui été prévu ou encore qu’il vous reste de l’argent pour la suite des vacances !
Et finalement après le retour de vacances, le bilan s’impose, qu’a-t-on pensé des vacances? Le budget et le planning ont-ils été respectés ? Y a-t-il eu des conflits ?Que retenir pour les prochaines vacances ?
Toutes ces étapes ont largement été identifiées et des processus nécessaires pour chacune d’entre elles ont été définis. Alors pourquoi ne pas profiter de cette capitalisation !
Les projets historiques
Je vous rappelle qu’il existe des projets depuis des millénaires, on peut évoquer la construction de la muraille de Chine, ou celle de la tour Eiffel. Dans un autre registre, le premier voyage dans l’espace était un projet d’envergure.
Le PMI, d’ailleurs, répertorie chaque année les 50 projets les plus influents.
Les projets sont vecteurs de changement et pour apporter le maximum de potentiel, il doivent être menés à bien.
Aujourd’hui , le monde va beaucoup plus vite , il est vital de se transformer et de s’adapter rapidement aux changements et cela se fait au travers des projets.
Indispensable en entreprise ?
Alors qu’auparavant on pouvait se contenter de gérer sans suivre des processus préétablis juste à l’instinct ou à l’expérience, on s’aperçoit que cela devient difficile lorsque le nombre de personnes ou de projets augmentent. Pour garantir la qualité, contrôler et bien suivre l’ensemble des projets ou des personnes ; la gestion de projet répond à un certain nombre de ces besoins.
On observe cela dans un certain nombre d’entreprises lorsqu’un département voit le nombre de personnes qui le constituent augmenter. Il arrive un point ou la direction se rend compte qu’il y a un disfonctionnement.
Si le suivi des projet n’est pas assuré, l’alignement avec l’entreprise n’y est plus. Le constat est là, en voici les causes, le nombre de projets et de personnes a augmenté. C’est souvent pour une bonne raison, il y a plus de business, l’entreprise est en développement, en croissance. En revanche ce qui fonctionnait avant avec 5 ou 6 personnes ne fonctionne plus avec 20, 30 ou 50 personnes et une dizaine de projets.
La direction avant savait rapidement ce qui se passait sur les projets. Elle n’arrive plus à tous les suivre et a besoin tout de même d’avoir un retour. Ce retour permet de garantir l’alignement avec la stratégie de l’entreprise. On observe alors des dérives sur les projets : des retards, des budgets non maîtrisés, la qualité qui diminue ! Les personnes en charge des projets, n’ont pas les bases de la gestion de projet, du management en général.
S’ensuit alors une vague de formation et le recours à des sociétés extérieures pour mettre en place une bonne organisation qui se base sur les principes de la gestion de projet. Cela signifie une mise en place de processus, mais bien avant une détermination de la méthodologie la plus adaptée pour n’en citer que quelques-unes : Traditionnelle, Agile, à l’échelle, industrielle. Nous les aborderons dans des prochains épisode.
Aujourd’hui, je souhaite vous sensibiliser à la gestion de projet et vous faire par de mon expérience sur la nécessité de travailler en mode projet !
Les directions optent alors pour une gestion de portefeuille, avec un format de dashboard, KPI, reporting adaptée leur permettant au premier coup d’œil de savoir l’état des projets et les alertes.
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Pour plus d’efficacité, il faut mettre en place tous les processus de gestion de projet. L’entreprise et la direction de l’entreprises sont responsables de cette transformation. Mettre en place les moyens nécessaire signifie employer des Chefs de projets et des PMO certifiés. Dans le prochain épisode nous verrons le rôle de chef de projet, chef d’orchestre et maestro des projets.
Par ou commencer pour établir une bonne gestion de projet?
C’est souvent la direction qui initie le changement, même si dans les équipes certains ont déjà préconisé cela. Pour qu’il se produise ce changement, il faut que ce soit un membre de la direction qui a un pouvoir et alloue le budget nécessaire pour cela.
Dans les équipes, pour les collaborateurs, les experts, les sachants, il faut plus de temps pour les faire accepter ce changement, l’intérêt de la gestion de projet et cela nécessite beaucoup de sensibilisation, de formation d’accompagnement à la conduite du changement.
Pour vous accompagner dans ce parcours, contactez moi : https://mirvet-mtimet.com/contact/
La nécessité sera ensuite de former les chefs de projet aux principes de la gestion de projet ou d’en recruter. Car un chef de projet qui applique sur son projet ces principes a plus de chance de succès et moins de risque de perte d’argent.
Le suivi et le contrôle, des composantes du projet seront autant d’arguments. Elles sont nécessaires à une bonne communication envers toute les personnes impliquées dans le projet. Ont les appelle les parties prenantes. D’où cette urgence de bien identifier vos projets . Appliquez une méthodologie qui vous permettra d’optimiser et de mieux contrôler tous les aspects.