Projetez-Vous! S2E9 🇫🇷 – L’art de la négociation dans la gestion de projet

bonjour et bienvenue dans prochetvous abordant la gestion de projets sonans complexe cette série de podcast dédié au management de projets je suis mervette un petitm j’ai plus de 10 ans d’expérience en tant que chef de projet et PMO par ailleurs je suis certifié project management professionnel et je suis activement bénévole au sein du Project Management Institute de France l’organisme référence en matière de gestion de projets j’aime transmettre mes connaissances et vous accompagner dans la gestion de vos projets c’est pour cela que je coach et forme à la gestion de projets et à ses métiers je suis persuadé que bien connaître les rouages de la gestion de projet permet de réussir tout ce que vous entreprenez que ce soit dans votre vie professionnelle ou personnelle une fois par semaine nous aborderons ensemble dans ce podcast les différentes facettes et toutes les actualités du management j’inviterai régulièrement des professionnels qui expliqueront leurs méthodes et leur expérience sur des thèmes choisis la gestion de projet permet de structurer coordonner et contrôler toutes les étapes de la conception à la livraison venez découvrir comment et repartez avec quelques astuces je vous invite à vous abonner et me suivre pour plus de contenu sur la gestion de projets bonjour à tous et bienvenue dans un nouvel épisode de projetez-vous le podcast dédié à l’univers de la gestion de projets je suis mirvettetim votre hôte et aujourd’hui nous allons plonger dans un aspect crucial mais souvent sous-estimé de notre métier de chef de projet la négociation l’art de la négociation et que vous soyez chef de projet à guérri ou que vous fassiez vos premier pas dans ce domaine cet épisode est pour vous mais ce n’est pas uniquement lié au chefs de projet l’art de la négociation en général est une qualité qu’il faut connaître pour ceux qui gèent des projets des budgets des ressources c’est encore plus le cas la négociation est une compétence fondamentale elle intervient à différents niveaux pour les projets dans diverses situations que ce soit pour aligner les attentes résoudre les conflits ou encore assurer l’adhésion des parties prenantes à nos plans et nos visions aujourd’hui nous allons explorer ensemble les différents types de négociations et comment il s’intègrent dans la gestion efficace des parties prenantes tout d’abord il est important de comprendre que la négociation dans la gestion de projet n’est pas seulement une question de compromis ou de confrontation c’est un art subtil qui implique compréhension diplomatie et parfois un peu de psychologie on peut dire ceci de la négociation dans tous les domaines et aujourd’hui je vais le détailler pour le cas de la gestion de projet mais ceci est applicable à tous les domaines et à tous les métiers commençons par la négociation collaborative ce type de négociation souvent appelé gagnant gagnant vise à trouver des solutions qui bénéficient à toutes les parties dans le cas contexte de la gestion de projet cela signifie travailler avec des parties prenantes pour comprendre leurs besoins et leurs objectifs et trouver des moyens de les aligner avec les objectifs du projet moi ce que je veux vous faire comprendre par ceci c’est que lorsque on a des parties prenantes chacune a une vision du projet chacune a des attentes vis-à-vis d’un projet et le rôle du chef de projet c’est un peu de jongler entre toutes ces attentes avec bien sûr ses contrats de budget de temps et de qualité et c’est comme cela qu’on peut proposer un projet qui sera avec le moins de frein de la part des parties prenantes parce que on ne peut pas contenter tout le monde mais grâce à la négociation on peut convaincre chacune des parties prenantes et avoir une relation beaucoup plus saine et beaucoup moins négatif nous savons très bien en gestion de projet et peut-être que je l’évoquerai à un autre épisode mais aujourd’hui j’ai voulu le voir sous l’aspect négociation mais la gestion des parties prenantes est vraiment primordiale dans la gestion de projet et l’art de la négociation peut aider dans ce cas-ci ensuite il y a d’autres types de négociation par exemple la négociation compétitive l’objectif est souvent de gagner la négociation ce qui peut être nécessaire dans des situations comme les négociations de contrats ou de budget lorsqu’on gagne des gros appels d’offre on peut faire appel à des sous-traitants et des partenaires et il faut pour cela bien négocier les contrats et les budgets pour pouvoir avoir le plus de marge possible et pouvoir être le plus compétitif sur le marché cependant il est crucial de maintenir un équilibre pour ne pas compromettre les relations à long terme avec les partis prenants en effet le but ici n’est pas de justement revoir tous les prix de notre partenaire au sous-traitant à la baisse pour qu’ensuite il ne veille plus refaire de contrat sur le long terme c’est vraiment d’essayer d’être le plus optimisé dans le budget et ainsi pouvoir optimiser son budget et être plus compétitif sur le marché une autre approche de la négociation est basée sur les principes où l’accent est mis sur l’équité le mérite et l’objectivité cela est particulièrement utile lorsque vous gérez les intérêts divergents ou concurrents en tant que chef de projet notre rôle ne se limite pas à gérer des tâches et des délais il s’agit aussi de naviguer dans le complexe réseau des relations humaines comprendre et maîtriser les différents types de négociation est essentiel pour assurer l’harmonie et l’efficacité dans nos [Musique] projets nous avons donc parlé des différents types de négociation mais maintenant nous pouvons explorer comment mettre en œuvre les stratégies dont nous avons parlé de manière efficace pour obtenir des meilleurs résultats possibles la négociation comme on l’a déjà expliqué est très délicate surtout dans le cadre complexe de projets des fois il y a des des projets de millions d’euros et lorsqu’il y a beaucoup de parties prenantes impliquées tout d’abord il faut commencer par la préparation avant d’entrer dans une arène comme on dit ou dans une négociation il est essentiel de bien comprendre les besoins les attentes et les limites de toutes les parties prenantes cela implique de d’avoir fait des recherches en amant et de préparer les arguments et contre-arguments pour pouvoir être le plus pertinent sur les arguments et pouvoir bien défendre son projet la négociation comme vous l’avez compris n’est pas seulement une question de chiffre et de fait c’est aussi une question de rel humaine de psychologie d’art de convaincre une bonne relation avec les parties prenantes peut ouvrir à des négociations beaucoup plus fluide et plus fructueuse l’écoute active et l’empathie sont vos meilleurs alliés en montrant que vous comprenez les attentees des parties prenantes vous respectez le point de vue de la partie prenante et ça c’est une grande partie de la négociation donc n’oubliez pas d’écouter et de savoir quels sont les besoins des parties avec lesquelles vous négociez vous créez alors alors un environnement propice à la recherche de solutions qui sont mutuellement bénéfiques soyez flexiblebl et créatif parfois la meilleure solution n’est pas évidente et nécessite de sortir de tier battu comme disait une de mes coach ouvrez vos chakras peut-être que la solution ne se trouve pas dans votre point de vue ou dans celui de la partie prenante mais dans une autre solution qui peut être vraiment bénéfique à toutes les parties prenantes ce sont des solutions alternatives et qui peuvent être innovantes par la même occasion la négociation peut parfois mener à des conflits ça voir gérer de manière constructive et cruciale ne perdez pas de vue l’objectif global du projet et cherchez les moyens de résoudre les désaccords sans compromettre les relations à long terme en effet il faut déjà prioriser entre est-ce qu’il est plus important de réaliser ce projet ou d’avoir une relation à long terme pour cela il ne faut pas aller trop loin dans les conflits et il faut trouver de manière constructive de négocier j’ai vu dans plusieurs entreprises où les négociations de contrats malheureusement prennent beaucoup de temps sur des petits Linéa parce que chacune des entreprises partenaires ou de de sous-traitant à partenairire ou à ou à prime et bien il y a deux ou trois lignes sur lesquelles aucune des deux parties ne veut bouger ce n’est pas constructif et cela peut faire perdre du temps dans des projets l’écoute et l’empathie ainsi que la flexibilité et la créativité sont vraiment nécessaires pour une gestion habile des conflits en maîtrisant ces compétences vous pouvez non seulement atteindre les objectifs de votre projet mais aussi renforcer des relations avec toutes les parties prenante la relation avec les parties prenantes est vraiment dépendante avec l’art de la négociation maîtrisée par le chef de projet directeur de projet ou directeur de programme je l’ai vu lorsqu’un directeur de programme fait en sorte de prendre en compte tous les avis et essaie d’obtenir les meilleure décision par rapport à son projet c’est là que toutes les relations sont toujours de confiance les négociations restent positifes et le projet peut [Musique] avancer nous allons après avoir vu donc les différents types de négociation et les stratégies nous concentrer sur un aspect fondamental de toute négociation réussie j’en ai parlé dans plusieurs épisodes mais la communication est vraiment importante pour le chef de projet une communication efficace c’est la première pierre angulaire de tout projet mais encore plus de toute négociation réussie voici comment l’optimiser pour améliorer nos interactions avec les parties pr dans toute négociation la clarté est essentielle exprimez vos idées de manière concise et précise évitez les mainsentendu en vous assurant que votre message est compris tel que vous l’avez intentionné donc nous avons déjà parlé de l’écoute active mais répéterz reformuler pour être sûr que vous êtes sur la même longueur d’de les conflits et les malentendus sont inévitable l’important est de les gérer avec tact et diplomatie resterz calme utiliseer un langage positif et chercher bien sûr comme je vous l’ai dit des solutions internative n’oubliez pas que chaque entreprise chaque pays a son propre type d’interaction en tant que chef de projet développer des compétences en communication peut transformer vraiment les interactions avec les parties prenantes toujours respecter la culture de l’autre que ce soit une partie prenante d’origine étrangère ou don l’entreprise a des valeurs très très fortes ancrées il faut vraiment bien respecter toutes ces petites notions qui peuvent améliorer la communication je vais maintenant vous donner quelques exemples de négociation dans différents types de contexte pour un chef de projet par exemple on va commencer par la négociation du budget un chef de projet doit souvent négocier avec la direction pour obtenir les fonds nécessaires en effet on a vendu le projet au clients à un certain prix mais la direction doit avancer les frais et doit avoir un budget associé au projet dans un cas j’ai rencontré un chef de projet qui a utilisé une approche collaborative il a présenté l’investissement supplémentaire par rapport à ce que la direction proposait comme des Bénéfic sur le long terme pour l’entreprise plutôt que de couper certains coupts il a argumenté les dépenses supplémentaires en disant que c’était un investissement sur le long terme que cela servirait à d’autres projets et que cela serait bénéfique pour l’entreprise avec un fort return on investment roi il y a aussi la gestion des délais avec les fournisseurs en effet bien sûr qu’il faut prendre en compte les délais avec les fournisseurs lorsqu’on fait son projet et on doit savoir quand est-ce qu’on doit passer commande mais il se peut que dans certains cas le fournisseur soit en retard un de mes collègues a dû faire face à des retards de livraison qui ont impacté le projet au lieu d’opter pour une approche conflictuel il a travaillé avec le fournisseur pour comprendre les causes des retards et a collaboré pour trouver des solutions qui bénéficiaient à toutes les parties en effet il n’a aucun impact sur le retard des livraisons mais cela retarde de son projet donc pour cela il a œuvré avec le fournisseur qui était fautif pour trouver des solution un autre cas où la négociation peut-être utilisée c’est les conflits au sein de l’équipe en effet comme on l’a dit souvent les équipes ce sont des hommes aujourd’hui ce ne sont pas encore des humanoïdes ou des robots donc il faut gérer les hommes en tant que personn avec leurs émotion leurs conflits leur point de vue leurs valeurs donc en utilisant des techniques de négociation basé sur les coûte actif il a réussi à comprendre les points de vue de chacun et à trouver un terrain d’entente qui a permis de reprendre le travail de manière productive et de garder un environnement de travail surtout positif et une cohésion d’équipe un exemple fréquent pour un chef de projet c’est la négociation de la portée du projet avec les clients j’ai vu des chef de projet réussir à gérer les attentes des clients en étant transparent sur les limitations et les risques tout en proposant des altern natif créatif pour répondre à leurs besoins j’ai souvent vu des chefs de projets ayant l’effet inverse acceptant toutes les requêtes des clients et perdant de vue le projet ceci ne va pas satisfaire le client par contre être transparent avec le client dire ce qui est réalisable ce qui est possible s’il y a des retards les expliquer pourquoi et montrer sa bonne volonté et vraiment quelque chose qui va permettre de construire une bonne relation avec le client sur les projet et en plus si on propose des alternatives on montre notre expertise quelles sont les solutions apportées à la problématique le client ne peut en être que content ces exemples montrent que la négociation est un aspect vital des projets elle nécessite de l’empathie de la créativité et compréhension profonde des autres et de leurs [Musique] besoins je voulais pour les dernières parties aborder comme je l’ai dit un peu plus haut quelque chose de crucial pour les entreprises et qui impacte beaucoup la négociation c’est la culture d’entreprise la culture d’entreprise peut façonne et de manière significative les approches de négociation donc comprendre et s’adapter à cette culture est essentiel pour réussir voyons comment chaque entreprise a sa propre culture ses valeurs ses normes et ses attentes en tant que chef de projet il est important de comprendre ces éléments pour adapter votre style de négociation cela peut impliquer de s’aligner sur des valeurs telles que la collaboration l’innovation ou la compétitivité je sais aussi que dans certains contrats il y a certaines entreprises qui ne peuvent pas bouger sur certaines lignes donc il faudrait voir comment accepter ces lignes de contrat mais en faire bouger d’autres par exemple dans un environnement de travail de plus en plus globalisé la diversité culturelle aussi joue un rôle majeur être conscient des différences culturelles et de respecter peut t’ aider à éviter les malentendus donc vous devez adapter votre style de négociation suivant le type d’entreprise suivant leur enclin à s’adapter et décider ou non de partir sur un projet avec telle ou telle entreprise si vos valeurs ne sont pas complètement alignées avec celles de l’entreprise avec laquelle vous souhaitez travailler il faut soit être plus adaptable sur les valeurs soit décider de ne pas partir avec cette entreprise mais bien sûr entre ces deux mondes il y a tout un nuancier de gris qui permet de d’être un peu plus malléable et de permettre à toutes les parties prenantes d’y trouver leur compte par exemple certaines entreprises valorisent la directivité et la rapidité alors que d’autres préfèrent une approche plus délibérée et consciencieux prenons l’exemple d’e entreprise axée sur l’innovation une approche de négociation ouverte aux idées nouvelles et créatives sera probablement plus efficace en revanche dans une entreprise avec une hiérarchie stricte une approche plus formelle et plus structurée pourrait être préférable en résumé la culture d’entreprise joue un rôle déterminant dans la façon dont nous négocions en tant que chef de projet notre capacité à comprendre et à nous adapter à cette culture est essentielle pour mener des négociations réussi je pense que c’est vraiment une des qualités inhérentes des Power skills des soft skills des compétences humaines qu’un chef de projet doit avoir et cela se retrouve dans la négociation mais cela peut se retrouver dans beaucoup d’autres aspects de la gestion de projet que nous avons pu aborder l des épisodes de projetv donc pour moi ce que je peux dire c’est que il existe de nombreuses ressources pour améliorer et apprendre à être un bon négociateur cela peut aller de livres et articles à des cours en ligne des ateliers et des séminaires chercher des formations spécifique à la gestion de projets pour des conseils plus ciblés mais en apprenant l’art de la négociation en général en lisant par exemple l’art de la guerre de sunsu vous aurez quelques techniques pour pouvoir réussir vos négociations réussir cela ne veut pas dire gagner les négociations mais cela veut dire faire en sorte que toute partie prenante soit contente du résultat de la négociation la pratique bien sûr au-delà de la des lectures et des formations est essentielle essayez de simuler des scénarios de négociation avec des collègues ou même dans un cadre de formation en effet dans lors de mes différentes expériences j’ai eu l’occasion avant d’aller en réunion avec un client ou avec un partenaire de faire un jeu de rôle où l’un de nous avait la place du partenaire et l’autre la place du chef de projet et de voir quels étaient les arguments et contre-arguments que pouvait préparer le partenaire il est vrai que dans certains cas nous étions assez proches du résultat assez proche de la simulation mais dans d’autres cas nous étions vraiment à l’opposé mais l’important était de se préparer et d’apprendre à bien négocier et donc quel que soit le résultat à la fin une bonne pratique n’est jamais inutile après chaque négociation prenez le temps de réfléchir à ce qui s’est passé voir ce qui s’est bien passé ce qui aurait pu être amélioré demander des retour à vos collègues ou à un moteur l’autoévaluation est un outil pour le développement personnel observez comment les autres négocient cela peut-être lors de réunions ou même en regardant des films ou des séries analysez les techniques utilisées et réfléchissez à la manière dont vous pourrez les intégrer dans votre propre style j’ai longtemps pensé que je n’étais pas une négociatrice une vendeuse mais je pense que chacun d’entre nous a des arguments et peut faire entendre sa voix et mener à bien des négociations quel que soit son caractère ou sa personnalité enfin développer des compétences connexes telles que la communication la résolution de conflits et la psychologie ces compétences complémentaires peuvent grandement améliorer votre efficacité en tant que négociateur voilà nous sommes arrivés à la fin de notre épisode sur l’art de la négociation dans la gestion de projet j’espère que ces conseils vous aideront à devenir des négociateurs plus efficaces et des chefs de projets encore plus compétents et plus accomplis n’oubliez pas que la négociation est une qualité que tout être humain doit avoir et donc elle est tout à fait pertinente dans le cadre de la gestion de projet continuez à apprendre à pratiquer et à vous améliorer dans la négociation mais aussi dans tous les domaines que vous pensez être nécessaire pour vous je vous remercie de m’avoir écouté si vous avez apprécié cet épisode n’hésitez pas à commenter liker ou à vous abonn en 2024 une newsletter apparaîtra où j’aborderai tous les domaines de la gestion de projet toutes mes actualités donc n’hésitez pas à vous abonner en attendant l’arrivée de la newsletter merci beaucoup d’avoir écouté projetez-vous et à bientôt pour un nouvel épisode avec de plus en plus d’entretien je vous ai préparé des surprises je pense que vous apprécierez les prochains épisodes en français ou en anglais la gestion de projet est un domaine passionnant et stimulant et j’espère que le podcast projetez-vous vous apportera des connaissances précieuses et des conseils pratiques pour améliorer vos compétences en gestion de projet que vous soyez un chef de projet expérimenté ou que vous débutiez dans ce domaine vous trouverez ici des informations pertinentes et des exemples concrets pour vous guider avec le succès de vos projets je vous remercie de vous joindre à moi dans cette aventure passionnante et je vous donne rendez-vous dans le prochain épisode de projetez-vous abordant la gestion de projets sans complexe vous trouverez dans les notes de cet épisode quelques liens intéressants notamment si vous voulez aller plus loin n’hésitez pas à me contacter vous trouverez toutes mes informations sur ce podcast ou sur mon site internet mirvette-timtimet.com je suis également présente sur les réseaux sociaux et j’aime bien échanger sur les sujets liés à la gestion de projets [Musique]